Skapa, skicka och ta emot digitala fakturor precis som e-post, och visa och sök i dem som de är
Eliminera tiden och bördan av papper, PDF, OCR och fillagring med BankInvoices maskinläsbara digitala fakturor
Tvåriktade, stora volymtransaktioner
Du kan intuitivt skicka, ta emot, returnera och skicka digitala fakturor (inklusive Peppol e-faktura) till affärspartners, regeringar och lokala regeringar runt om i världen med samma enkelhet som att använda e-post eller ett kalkylblad. Du kan utbyta stora volymer av fakturor genom att skicka dem i bulk.
Fakturaoriginalitet
Till skillnad från pappers- eller PDF-fakturor visas drifthistoriken för både leverantören och köparen för varje faktura, vilket säkerställer tillförlitlighet. Det finns ingen "kopia av faktura". Fakturor som returneras efter att ha skickats (eller tagits emot) lagras och hanteras automatiskt separat från giltiga fakturor, vilket gör det möjligt för båda parter att exakt hantera kundfordringar och förhindra dubbelbetalningar.
Skatteefterlevnad
Skattebelopp beräknas korrekt och följer varje lands skattesystem. Både leverantören (sändande organisation) och köparen (mottagande organisation), inte bara "den ena eller den andra", följer lagen om elektronisk bokföring. Det finns inget behov för någon av parterna att vara medveten om dokumentföreskrifter, och elektroniska signaturer eller tidsstämplar krävs inte.
Med ett ord,
Interaktiva digitala fakturor i realtid för alla branscher
- Köpare och leverantörer kan byta nästan 100 % från att skicka/ta emot pappers- och PDF‑fakturor till Peppol e-invoice m.m. utan att ändra sina befintliga system.
- Leverantörer kan fakturera med digitala fakturor istället för att använda köparens beställningssystem (Separera beställning och fakturering)
Köpare kan centralt hantera fakturor för varje avdelning, organisation och flera organisationsgrupper, även om de använder flera system. - Köpare kan ta emot digitala fakturor från leverantörer adresserade till sin egen organisation eller avdelning för varje avdelning och ansvarig person (Intern routing och länkning).
Leverantörer kan tillförlitligt skicka till avdelningen och ny ansvarig person även om det finns en förändring i den ansvariga personen i köparavdelningen (Sista milen)
Hur man använder (Grundläggande)
- Du kan skapa, skicka, ta emot och returnera digitala fakturor (inklusive Peppol e-fakturor) online
- Du kan digitalisera utan att påverka system som du redan använder
- Data sparas per avdelning vid sändning och mottagning, och kan hanteras centralt av organisationen över avdelningar
Logga in / Registrera dig
Efter inloggning, om du använder Peppol-nätverket för att skicka/ta emot, registrera företagsinformation i nätverket (klart på några minuter)
Skapa ny / Kopiera
Om du använder Peppol-nätverket, klicka på "Create" och välj "Peppol e-invoice"
Skicka
Avsändaren loggar helt enkelt in på BankInvoice, klickar på "Skapa", och i "UTKAST"-sektionen kan de manuellt mata in data i den nyligen skapade fakturan som om de matade in data i ett kalkylblad, bifoga filer och skicka fakturan till en e-postadress som ett e-postmeddelande. *Digitala offerter, inköpsorder etc. kan också skapas och skickas.
Genom att registrera sig som sändande avdelning (per säljkontor, byggarbetsplats etc.) på ett nätverk som Peppol på BankInvoice kan avsändaren skicka till "företagsnumret" för organisationen registrerad som mottagande organisation (per organisation) på nätverket som Peppol. Eftersom sändning till "företagsnummer & avdelning" är möjligt för organisationer registrerade som mottagande organisationer på BankInvoice, kan sändning säkerställas till den nya ansvariga personen även om den ansvariga personen ändras (Sista milen).
Även om en säljrepresentant tar emot en beställning genom ett beställningssystem (inklusive branschspecifik EDI, standard EDI etc.), kan avdelningen (säljkontor etc.) som skickar fakturan använda BankInvoice för att tillförlitligt skicka en digital faktura "adresserad till företagsnummer och avdelning" med en uppskattning bifogad till avdelningen och ansvarig person utan att använda beställningssystemet. Den skickade digitala fakturan kan separeras från beställningsdata och hanteras centralt av hela organisationen för varje avdelning.
Kontrollera skickade fakturor
Avsändaren kan klicka på "Skickat"-status för att bekräfta att sändningen slutfördes om fakturan finns där. Om fakturan är "Läst" bekräftar det att mottagaren har granskat datan, och om mottagarens status är "Bekräftad" bekräftar det att det inte finns några brister. Om det är "Betalningar ut" bekräftar det att betalningen är schemalagd/slutförd.
Ta emot
Mottagare kommer att meddelas via e-post när en digital faktura anländer. De kan visa fakturan och bilagor i det e-postmeddelandet utan att logga in eller registrera ett konto. *Du kan också ta emot digitala offerter, inköpsorder etc.
Mottagare kan registrera sig (per organisation) som mottagande organisation på ett nätverk som Peppol på BankInvoice, skapa en mottagande avdelning (grupp), och bjuda in medlemmar av organisationen för att ta emot fakturor adresserade till "företagsnummer och avdelning" och dela dem med de inbjudna medlemmarna (sista milen). Eftersom datan har tilldelats per avdelning kan datalänkning till redovisningssystem etc. automatiseras.
Även om en inköpsperson lägger en beställning genom ett beställningssystem (inklusive branschspecifik EDI, standard EDI etc.), kan organisationen eller avdelningen som tar emot fakturan använda BankInvoice utan att använda beställningssystemet för att ta emot digitala fakturor adresserade till "företagsnummer & avdelning" med bifogade offerter etc., och sedan distribuera dem till den ansvariga personen. Den mottagna digitala fakturan kan separeras från beställningsdata och hanteras centralt per avdelning och hela organisationen.
Kontrollera mottagna fakturor
I fakturamottagning
kan mottagaren visa den digitala fakturan, ladda ner PDF eller bilagor, klicka för att "Bekräfta" eller "Skicka tillbaka", eller skicka ett meddelande till avsändaren. Mottagaren behöver inte registrera ett konto eller logga in.Mottagaren kan logga in och visa fakturan mottagen i "Oöppnad". Om det inte finns några problem med fakturan kan de klicka "Bekräfta" (valfritt), och om det finns problem kan de klicka "Skicka tillbaka" för att returnera fakturan till avsändaren med ett meddelande som förklarar anledningen till returen och begära att den skickas igen eller kasseras.
Skicka tillbaka
Mottagaren kan skicka tillbaka (avvisa) fakturan om de vill begära att avsändaren korrigerar, skickar igen eller kasserar. De kan också skicka ett meddelande som förklarar anledningen till returen.
Kassera/Skicka igen
Om fakturan som avsändaren skickade returneras (avvisas) av mottagaren kan avsändaren antingen kassera datan eller återutge (kopiera) ny data länkad till datan, korrigera den och skicka igen.
Slutför betalning/insättning
Hur man använder (API)
- Med API kan du skapa, skicka, ta emot, bekräfta och returnera digitala fakturor på dina interna system
- Du kan digitalisera fakturor på system som dina interna användare är bekanta med, utan att öka antalet system de använder
För fakturor skickade från säljkontor andra än huvudkontoret kan varje säljkontorspersonal skapa och skicka fakturor utan att använda API genom att manuellt mata in data eller ladda upp CSV-data på BankInvoice, och fakturor skickade från huvudkontoret kan skickas i bulk med API. Observera att den mottagande organisationen (köpare) kommer att ta emot fakturor via e-post eller BankInvoice även om de inte har ett konto.
Efter att ha tagit emot en faktura via BankInvoice kan du skicka tillbaka den på BankInvoice och begära att den skickas igen eller kasseras, och sedan automatiskt importera CSV-filen för fakturan som du slutligen bekräftade (godkände) till ditt interna system med regelbundna intervall.
Fakturor mottagna av BankInvoice kan importeras till arbetsflöde, redovisningssystem och ERP-databaser med regelbundna intervall, och kan tas emot, skickas tillbaka och godkännas på dessa interna system. Genom att länka statusen för den slutliga godkännandedata (betalningsbekräftelse) till BankInvoice kan du också skicka en betalningsbekräftelsenotis till det sändande företaget.
BankInvoice fungerar nästan överallt
*Vissa är planerade
Australia (AUD)
Austria (EUR)
Belgium (EUR)
Canada (CAD)
Czech Republic (CZK)
Denmark (DKK)
Finland (EUR)
France (EUR)
Germany (EUR)
Iceland (ISK)
India (INR)
Ireland (EUR)
Italy (EUR)
Japan (JPY)
Latvia (EUR)
Lithuania (EUR)
Luxembourg (EUR)
Malaysia (MYR)
Malta (EUR)
Netherlands (EUR)
New Zealand (NZD)
Norway (NOK)
Poland (PLN)
Portugal (EUR)
Romania (RON)
Singapore (SGD)
Spain (EUR)
Sweden (SEK)
Switzerland (CHF)
United Kingdom (GBP)
United States (USD)
Digital faktura alliansplattform
”Digital Faktura Supermotorväg” möjliggör sömlösa samarbeten mellan avdelningar inom offentlig sektor, näringsliv och industri.
Digitaliseringen av fakturor möjliggörs genom en allians (samarbete) och incitament mellan den avsändande avdelningen och den mottagande avdelningen. Till skillnad från traditionell bransch‑EDI eller standard‑EDI kan BankInvoice bygga en “Digital Invoice Superhighway” som direkt kopplar samman den avsändande och den mottagande avdelningen, samt de olika avdelningarna inom båda organisationerna.
Via denna väg kan fakturor skickas, tas emot och returneras mellan avdelningar över branschgränser externt, samtidigt som de internt kan delas mellan avdelningar inom samma organisation.
Varje avdelning kan driva på digitaliseringen av fakturor genom att samarbeta över bransch‑, organisations‑ och interna avdelningsgränser. Parallellt kan varje organisation centralt och tvärfunktionellt hantera alla avdelningars fakturor och därigenom främja digitalisering på organisationsnivå.
Dessutom kan ett organisationskluster bestående av flera enheter (till exempel en företagsgrupp) låta gruppens kärnbolag centralt hantera fakturorna för alla organisationer och driva digitalisering på gruppnivå.
BankInvoice är en plattform som i slutändan möjliggör digitalisering av nästan 100 % av alla fakturor — både på organisationsnivå och på gruppnivå — inklusive fakturor av lågt värde. Den begränsar sig inte till “förbättringar” i enskilda avdelningar, utan möjliggör en verklig “transformering” av kontaktpunkterna mellan avdelningar och externa aktörer i hela organisationen, vilket skapar betydande resultat. Detta ger starka incitament för digitalisering för både avsändande och mottagande avdelningar.
Genom att gå från “papperspost” och “elektroniska transaktioner” baserade på människoläsbara PDF‑filer till “digitala transaktioner” baserade på maskinläsbara data förändrar vi 500 år gamla handelsrutiner och rör oss mot en papperslös värld.