Creează, trimite și primește facturi digitale ca și e-mailul, și vizualizează și caută așa cum sunt
Elimină timpul și povara hârtiei, PDF, OCR și stocării fișierelor cu facturile digitale lizibile de mașină ale BankInvoice
Tranzacții bidirecționale, volume mari
Poți trimite, primi, returna și trimite intuitiv facturi digitale (inclusiv Peppol e-factură) către parteneri de afaceri, guverne și guverne locale din întreaga lume cu aceeași ușurință ca folosirea e-mailului sau a unei foi de calcul. Poți schimba volume mari de facturi trimițându-le în lot.
Originalitatea facturii
Spre deosebire de facturile pe hârtie sau PDF, istoricul operațiunilor atât al furnizorului cât și al cumpărătorului este afișat pentru fiecare factură, asigurând fiabilitatea. Nu există "copie a facturii". Facturile returnate după ce au fost trimise (sau primite) sunt stocate și gestionate automat separat de facturile valide, permițând ambelor părți să gestioneze cu precizie creanțele și să prevină plățile duble.
Conformitatea fiscală
Sumele de impozit sunt calculate corect și sunt conforme cu sistemele fiscale ale fiecărei țări. Atât furnizorul (organizația expeditoare) cât și cumpărătorul (organizația primind), nu doar "unul sau celălalt", respectă Legea Contabilității Electronice. Nu este necesar ca oricare dintre părți să fie conștientă de reglementările documentelor, și nu sunt necesare semnături electronice sau ștampile de timp.
Într-un cuvânt,
Facturi digitale interactive, în timp real, pentru toate industriile
- Cumpărătorii și furnizorii pot trece aproape 100% de la trimiterea/primirea facturilor pe hârtie și PDF la Peppol e-invoice etc., fără a modifica sistemele existente.
- Furnizorii pot factura folosind facturi digitale în loc să folosească sistemul de comandă al cumpărătorului (Separarea comenzii și facturării)
Cumpărătorii pot gestiona central facturile pentru fiecare departament, organizație și grupuri organizaționale multiple, chiar dacă folosesc sisteme multiple. - Cumpărătorii pot primi facturi digitale de la furnizori adresate propriei organizații sau departament pentru fiecare departament și persoană responsabilă (Rutare internă și conectare).
Furnizorii pot trimite în mod fiabil către departament și noua persoană responsabilă chiar dacă există o schimbare în persoana responsabilă din departamentul cumpărătorului (Ultima milă)
Cum să folosești (Principii de bază)
- Poți crea, trimite, primi și returna facturi digitale (inclusiv Peppol e-facturi) online
- Poți digitaliza fără a afecta sistemele pe care le folosești deja
- Datele sunt salvate pe departament la trimitere și primire, și pot fi gestionate central de organizație pe toate departamentele
Autentificare / Înregistrare
După autentificare, dacă utilizați rețeaua Peppol pentru trimitere/primire, înregistrați informațiile companiei în rețea (finalizat în câteva minute)
Creare nou / Copiere
Dacă utilizați rețeaua Peppol, faceți clic pe „Create” și selectați „Peppol e-invoice”
Trimite
Expeditorul se conectează pur și simplu la BankInvoice, face clic pe "Creează", și în secțiunea "DRAFT", poate introduce manual date în factura nou creată ca și cum ar introduce date într-o foaie de calcul, atașa fișiere și trimite factura la o adresă de e-mail exact ca un e-mail. *Cotațiile digitale, ordinele de cumpărare, etc. pot fi, de asemenea, create și trimise.
Prin înregistrarea ca departament expeditor (pe birou de vânzări, șantier, etc.) pe o rețea precum Peppol pe BankInvoice, expeditorul poate trimite către "numărul corporativ" al organizației înregistrate ca organizație primind (pe organizație) pe rețeaua precum Peppol. Deoarece trimiterea către "numărul corporativ și departament" este posibilă pentru organizațiile înregistrate ca organizații primind pe BankInvoice, chiar dacă persoana responsabilă se schimbă, trimiterea poate fi asigurată către noua persoană responsabilă (Ultima milă).
Chiar dacă un reprezentant de vânzări primește o comandă printr-un sistem de comandă (inclusiv EDI specific industriei, EDI standard, etc.), departamentul (biroul de vânzări, etc.) care trimite factura poate folosi BankInvoice pentru a trimite în mod fiabil o factură digitală "adresată către numărul corporativ și departament" cu o estimare atașată către departament și persoana responsabilă fără a folosi sistemul de comandă. Factura digitală trimisă poate fi separată de datele comenzii și gestionată central de întreaga organizație pentru fiecare departament.
Verifică facturile trimise
Expeditorul poate face clic pe statutul "Trimis" pentru a confirma că trimiterea a fost completată dacă factura este acolo. Dacă factura este "Citită", confirmă că destinatarul a revizuit datele, și dacă statutul destinatarului este "Confirmat", confirmă că nu există deficiențe. Dacă este "Plăți ieșite", confirmă că plata este programată/completată.
Primește
Destinatarii vor fi notificați prin e-mail când sosește o factură digitală. Pot vizualiza factura și atașamentele în acel e-mail fără a se conecta sau înregistra un cont. *Poți primi și cotații digitale, ordine de cumpărare, etc.
Destinatarii se pot înregistra (pe organizație) ca organizație primind pe o rețea precum Peppol pe BankInvoice, crea un departament primind (grup), și invita membri ai organizației să primească facturi adresate către "numărul corporativ și departament" și să le împartă cu membrii invitați (ultima milă). Deoarece datele au fost alocate pe departament, conectarea datelor la sistemele de contabilitate, etc. poate fi automatizată.
Chiar dacă o persoană de achiziție plasează o comandă printr-un sistem de comandă (inclusiv EDI specific industriei, EDI standard, etc.), organizația sau departamentul care primește factura poate folosi BankInvoice fără a folosi sistemul de comandă pentru a primi facturi digitale adresate către "numărul corporativ și departament" cu cotații atașate, etc., și apoi să le distribuie persoanei responsabile. Factura digitală primită poate fi separată de datele comenzii și gestionată central pe departament și întreaga organizație.
Verifică facturile primite
În primirea facturii
, destinatarul poate vizualiza factura digitală, descărca PDF-ul sau atașamentele, face clic pentru a "Confirma" sau "Trimite înapoi", sau trimite un mesaj expeditorului. Destinatarul nu trebuie să înregistreze un cont sau să se conecteze.Destinatarul se poate conecta și vizualiza factura primită în "Nedeschis". Dacă nu sunt probleme cu factura, pot face clic pe "Confirmă" (opțional), și dacă sunt probleme, pot face clic pe "Trimite înapoi" pentru a returna factura expeditorului cu un mesaj explicând motivul returnării și cerând să fie retrimisă sau ștersă.
Trimite înapoi
Destinatarul poate trimite înapoi (respinge) factura dacă dorește să ceară expeditorului să corecteze, să retrimită sau să șteargă. Poate, de asemenea, să trimită un mesaj explicând motivul returnării.
Șterge/Retrimite
Dacă factura pe care expeditorul a trimis-o este returnată (respinsă) de destinatar, expeditorul poate fie să șteargă datele sau să reemită (copieze) date noi legate de date, să le corecteze și să le retrimită.
Finalizează plata/depozitul
Cum să folosești (API)
- Folosind API, poți crea, trimite, primi, confirma și returna facturi digitale pe sistemele tale interne
- Poți digitaliza facturile pe sisteme cu care utilizatorii tăi interni sunt familiarizați, fără a crește numărul de sisteme pe care le folosesc
Pentru facturile trimise de la birourile de vânzări altele decât sediul central, fiecare membru al personalului biroului de vânzări poate crea și trimite facturi fără a folosi API prin introducerea manuală a datelor sau încărcarea datelor CSV pe BankInvoice, și facturile trimise de la sediul central pot fi trimise în lot folosind API. Reține că organizația primind (cumpărătorul) va primi facturi prin e-mail sau BankInvoice chiar dacă nu au un cont.
După primirea unei facturi prin BankInvoice, o poți trimite înapoi pe BankInvoice și cere să fie retrimisă sau ștearsă, și apoi să imporți automat fișierul CSV al facturii pe care ai confirmat-o în final (aprobat) în sistemul tău intern la intervale regulate.
Facturile primite de BankInvoice pot fi importate în workflow, sisteme de contabilitate și baze de date ERP la intervale regulate, și pot fi primite, trimise înapoi și aprobate pe acele sisteme interne. Prin conectarea statusului datelor de aprobare finală (confirmarea plății) la BankInvoice, poți, de asemenea, să trimiți o notificare de confirmare a plății către compania expeditoare.
BankInvoice funcționează aproape oriunde
*Unele sunt planificate
Australia (AUD)
Austria (EUR)
Belgium (EUR)
Canada (CAD)
Czech Republic (CZK)
Denmark (DKK)
Finland (EUR)
France (EUR)
Germany (EUR)
Iceland (ISK)
India (INR)
Ireland (EUR)
Italy (EUR)
Japan (JPY)
Latvia (EUR)
Lithuania (EUR)
Luxembourg (EUR)
Malaysia (MYR)
Malta (EUR)
Netherlands (EUR)
New Zealand (NZD)
Norway (NOK)
Poland (PLN)
Portugal (EUR)
Romania (RON)
Singapore (SGD)
Spain (EUR)
Sweden (SEK)
Switzerland (CHF)
United Kingdom (GBP)
United States (USD)
Platforma alianței facturilor digitale
”Super Autostrada Facturii Digitale” facilitează colaborări interdepartamentale fără fricțiuni între guvern, afaceri și industrii.
Digitalizarea facturilor este posibilă datorită alianței (colaborării) și stimulentelor dintre departamentul emitent și departamentul destinatar. Spre deosebire de EDI‑ul tradițional din industrie sau de EDI‑ul standard, BankInvoice poate construi o „Digital Invoice Superhighway” care conectează direct departamentul emitent cu departamentul destinatar, precum și diferitele departamente din cadrul ambelor organizații.
Prin această rută, facturile pot fi trimise, primite și returnate între departamente din diferite industrii la nivel extern, iar la nivel intern pot fi partajate între departamentele aceleiași organizații.
Fiecare departament poate promova digitalizarea facturilor colaborând dincolo de granițele industriei, ale organizației și ale departamentelor interne. În paralel, fiecare organizație poate gestiona centralizat și transversal facturile tuturor departamentelor, accelerând digitalizarea la nivelul întregii organizații.
De asemenea, într-un grup de organizații format din mai multe entități (de exemplu, un grup de companii), compania centrală a grupului poate gestiona centralizat facturile tuturor organizațiilor și poate promova digitalizarea la nivelul întregului grup.
BankInvoice este o platformă care, în final, permite digitalizarea a aproape 100% din toate facturile — atât la nivelul fiecărei organizații, cât și la nivelul întregului grup din care acestea fac parte — inclusiv facturile de valoare mică. Nu se limitează la „îmbunătățiri” în anumite departamente, ci face posibilă o adevărată „transformare” a punctelor de contact dintre departamente și partenerii externi în întreaga organizație, generând rezultate semnificative. Acest lucru oferă stimulente puternice pentru digitalizare atât departamentului emitent, cât și celui destinatar.
Prin trecerea de la „corespondența pe hârtie” și „tranzacțiile electronice” bazate pe PDF‑uri lizibile pentru oameni la „tranzacții digitale” bazate pe date lizibile de mașini, schimbăm practici comerciale vechi de 500 de ani și avansăm către o lume fără hârtie.