Crie, envie e receba faturas digitais como se fossem e-mails, e visualize e pesquise-as como estão
Elimine o tempo e a carga de papel, PDF, OCR e armazenamento de arquivo com as faturas digitais legíveis por máquina do BankInvoice
Transações bidirecionais de grande volume
Você pode enviar, receber, retornar e enviar faturas digitais (incluindo e-fatura Peppol) para parceiros comerciais, governos e governos locais ao redor do mundo com a mesma facilidade de usar email ou planilha. Você pode trocar grandes volumes de faturas enviando-as em lote.
Originalidade da fatura
Diferente de faturas em papel ou PDF, o histórico de operações tanto do fornecedor quanto do comprador é exibido para cada fatura, garantindo confiabilidade. Não há "cópia de fatura". Faturas devolvidas após serem enviadas (ou recebidas) são automaticamente armazenadas e gerenciadas separadamente de faturas válidas, permitindo que ambas as partes gerenciem com precisão contas a receber e evitem pagamentos duplos.
Conformidade fiscal
Valores de impostos são calculados corretamente e estão em conformidade com os sistemas fiscais de cada país. Tanto o fornecedor (organização remetente) quanto o comprador (organização receptora), não apenas "um ou outro", estão em conformidade com a Lei de Contabilidade Eletrônica. Não há necessidade de qualquer uma das partes estar ciente dos regulamentos de documentos, e não são necessárias assinaturas eletrônicas ou carimbos de tempo.
Em uma palavra,
Faturas digitais interativas em tempo real para todos os setores
- Compradores e fornecedores podem mudar quase 100% do envio/receção de faturas em papel e PDF para Peppol e-invoice, etc., sem alterar os sistemas existentes.
- Fornecedores podem faturar usando faturas digitais em vez de usar o sistema de pedidos do comprador (Separando pedidos e faturamento)
Compradores podem gerenciar centralmente faturas para cada departamento, organização e múltiplos grupos organizacionais, mesmo que usem múltiplos sistemas. - Compradores podem receber faturas digitais de fornecedores endereçadas à sua própria organização ou departamento para cada departamento e pessoa responsável (Roteamento Interno e Ligação).
Fornecedores podem enviar confiavelmente para o departamento e nova pessoa responsável mesmo se houver uma mudança na pessoa responsável no departamento comprador (Última milha)
Como usar (Básico)
- Você pode criar, enviar, receber e retornar faturas digitais (incluindo e-faturas Peppol) online
- Você pode digitalizar sem afetar sistemas que já está usando
- Dados são salvos por departamento ao enviar e receber, e podem ser gerenciados centralmente por organização através de departamentos
Entrar / Cadastrar-se
Após o login, se utilizar a rede Peppol para enviar/receber, registre as informações da empresa na rede (concluído em poucos minutos)
Criar novo / Copiar
Se utilizar a rede Peppol, clique em "Create" e selecione "Peppol e-invoice"
Enviar
O remetente simplesmente faz login no BankInvoice, clica em "Criar", e na seção "RASCUNHO", pode inserir manualmente dados na fatura recém-criada como se estivesse inserindo dados em uma planilha, anexar arquivos e enviar a fatura para um endereço de email como um email. *Cotações digitais, ordens de compra, etc. também podem ser criadas e enviadas.
Registrando-se como departamento remetente (por escritório de vendas, canteiro de obras, etc.) em uma rede como Peppol no BankInvoice, o remetente pode enviar para o "número corporativo" da organização registrada como organização receptora (por organização) na rede como Peppol. Como o envio para "número corporativo e departamento" é possível para organizações registradas como organizações receptoras no BankInvoice, mesmo que a pessoa responsável mude, o envio pode ser assegurado para a nova pessoa responsável (Última milha).
Mesmo se um representante de vendas receber um pedido através de um sistema de pedidos (incluindo EDI específico da indústria, EDI padrão, etc.), o departamento (escritório de vendas, etc.) que envia a fatura pode usar o BankInvoice para enviar confiavelmente uma fatura digital "endereçada ao número corporativo e departamento" com uma estimativa anexada ao departamento e pessoa responsável sem usar o sistema de pedidos. A fatura digital enviada pode ser separada dos dados do pedido e gerenciada centralmente por toda a organização para cada departamento.
Verificar faturas enviadas
O remetente pode clicar no status "Enviado" para confirmar que o envio foi concluído se a fatura estiver lá. Se a fatura for "Lida", confirma que o receptor revisou os dados, e se o status do receptor for "Confirmado", confirma que não há deficiências. Se for "Pagamentos Saída", confirma que o pagamento está programado/concluído.
Receber
Receptores serão notificados por email quando uma fatura digital chegar. Eles podem visualizar a fatura e anexos nesse email sem fazer login ou registrar uma conta. *Você também pode receber cotações digitais, ordens de compra, etc.
Receptores podem se registrar (por organização) como organização receptora em uma rede como Peppol no BankInvoice, criar um departamento receptor (grupo), e convidar membros da organização para receber faturas endereçadas ao "número corporativo e departamento" e compartilhá-las com os membros convidados (última milha). Como os dados foram alocados por departamento, a ligação de dados para sistemas de contabilidade, etc. pode ser automatizada.
Mesmo se uma pessoa de compras fizer um pedido através de um sistema de pedidos (incluindo EDI específico da indústria, EDI padrão, etc.), a organização ou departamento que recebe a fatura pode usar o BankInvoice sem usar o sistema de pedidos para receber faturas digitais endereçadas ao "número corporativo e departamento" com cotações anexadas, etc., e depois distribuí-las para a pessoa responsável. A fatura digital recebida pode ser separada dos dados do pedido e gerenciada centralmente por departamento e toda a organização.
Verificar faturas recebidas
No
de recebimento da fatura, o receptor pode visualizar a fatura digital, baixar o PDF ou anexos, clicar para "Confirmar" ou "Devolver", ou enviar uma mensagem para o remetente. O receptor não precisa registrar uma conta ou fazer login.O receptor pode fazer login e visualizar a fatura recebida em "Não aberto". Se não há problemas com a fatura, pode clicar "Confirmar" (opcional), e se há problemas, pode clicar "Devolver" para retornar a fatura para o remetente com uma mensagem explicando o motivo da devolução e solicitar que seja reenviada ou descartada.
Devolver
O receptor pode devolver (rejeitar) a fatura se desejar solicitar que o remetente corrija, reenvie ou descarte. Também pode enviar uma mensagem explicando o motivo da devolução.
Descartar/Reenviar
Se a fatura que o remetente enviou for devolvida (rejeitada) pelo receptor, o remetente pode descartar os dados ou reemitir (copiar) novos dados ligados aos dados, corrigi-los e reenviá-los.
Finalizar Pagamento/Depósito
Como usar (API)
- Usando API, você pode criar, enviar, receber, confirmar e devolver faturas digitais em seus sistemas internos
- Você pode digitalizar faturas em sistemas que seus usuários internos estão familiarizados, sem aumentar o número de sistemas que usam
Para faturas enviadas de escritórios de vendas diferentes da sede, funcionários de cada escritório de vendas podem criar e enviar faturas sem usar API inserindo manualmente dados ou carregando dados CSV no BankInvoice, e faturas enviadas da sede podem ser enviadas em lote usando API. Note que a organização receptora (Comprador) receberá faturas por email ou BankInvoice mesmo se não tiver uma conta.
Após receber uma fatura via BankInvoice, você pode devolvê-la no BankInvoice e solicitar que seja reenviada ou descartada, e então automaticamente importar o arquivo CSV da fatura que você finalmente confirmou (aprovou) para seu sistema interno em intervalos regulares.
Faturas recebidas pelo BankInvoice podem ser importadas para bancos de dados de workflow, sistemas de contabilidade e ERP em intervalos regulares, e podem ser recebidas, devolvidas e aprovadas nesses sistemas internos. Ligando o status dos dados de aprovação final (confirmação de pagamento) ao BankInvoice, você também pode enviar um aviso de confirmação de pagamento para a empresa remetente.
BankInvoice funciona quase em qualquer lugar
*Alguns são planejados
Australia (AUD)
Austria (EUR)
Belgium (EUR)
Canada (CAD)
Czech Republic (CZK)
Denmark (DKK)
Finland (EUR)
France (EUR)
Germany (EUR)
Iceland (ISK)
India (INR)
Ireland (EUR)
Italy (EUR)
Japan (JPY)
Latvia (EUR)
Lithuania (EUR)
Luxembourg (EUR)
Malaysia (MYR)
Malta (EUR)
Netherlands (EUR)
New Zealand (NZD)
Norway (NOK)
Poland (PLN)
Portugal (EUR)
Romania (RON)
Singapore (SGD)
Spain (EUR)
Sweden (SEK)
Switzerland (CHF)
United Kingdom (GBP)
United States (USD)
Plataforma de Aliança de Faturas Digitais
”Super-Rodovia de Fatura Digitais” permite alianças interdepartamentais sem atritos entre governo, empresas e indústrias.
A digitalização das faturas é possibilitada pela aliança (colaboração) e pelos incentivos entre o departamento emissor e o departamento recetor. Diferentemente do EDI tradicional do setor ou do EDI padrão, o BankInvoice permite construir uma “Digital Invoice Superhighway” que liga diretamente o departamento emissor ao departamento recetor, bem como os vários departamentos dentro de ambas as organizações.
Por esta via, é possível enviar, receber e reenviar faturas entre departamentos de diferentes setores externamente, enquanto internamente as faturas podem ser partilhadas entre departamentos da mesma organização.
Cada departamento pode promover a digitalização das faturas colaborando para além das fronteiras do setor, da organização e dos próprios departamentos internos. Paralelamente, cada organização pode gerir de forma centralizada e transversal as faturas de todos os departamentos, avançando assim com a digitalização a nível organizacional.
Além disso, num grupo organizacional composto por várias entidades (por exemplo, um grupo empresarial), a empresa central do grupo pode gerir de forma centralizada as faturas de todas as organizações e impulsionar a digitalização em todo o grupo.
O BankInvoice é uma plataforma que, em última análise, permite digitalizar quase 100% das faturas — tanto ao nível de cada organização como ao nível de todo o grupo organizacional — incluindo faturas de baixo valor. Não se limita a “melhorias” em departamentos isolados, mas possibilita uma verdadeira “transformação” dos pontos de contacto entre departamentos e com parceiros externos em toda a organização, gerando resultados significativos. Isto cria fortes incentivos para a digitalização tanto para os departamentos emissores como para os recetores.
Ao passar do “correio em papel” e das “transações eletrónicas” baseadas em PDFs legíveis por humanos para “transações digitais” baseadas em dados legíveis por máquina, transformamos práticas comerciais que existem há 500 anos e avançamos rumo a um mundo sem papel.