Twórz, wysyłaj i odbieraj faktury cyfrowe, takie jak e-mail, a także przeglądaj i przeszukiwaj je w takiej postaci, w jakiej są
Wyeliminuj czas i obciążenie związane z papierem, PDF, OCR i przechowywaniem plików dzięki czytelnym maszynowo fakturom cyfrowym BankInvoice
Dwukierunkowe transakcje dużej objętości
Możesz intuicyjnie wysyłać, otrzymywać, zwracać i przesyłać faktury cyfrowe (w tym e-faktury Peppol) do partnerów biznesowych, rządów i samorządów na całym świecie z taką samą łatwością jak przy korzystaniu z e-maila lub arkusza kalkulacyjnego. Możesz wymieniać duże ilości faktur, wysyłając je zbiorczo.
Oryginalność faktury
W przeciwieństwie do faktur papierowych czy PDF, historia operacji zarówno dostawcy, jak i kupującego jest wyświetlana dla każdej faktury, zapewniając wiarygodność. Nie ma "kopii faktury". Faktury zwrócone po wysłaniu (lub otrzymaniu) są automatycznie przechowywane i zarządzane oddzielnie od ważnych faktur, umożliwiając obu stronom dokładne zarządzanie należnościami i zapobieganie podwójnym płatnościom.
Zgodność podatkowa
Kwoty podatku są obliczane poprawnie i są zgodne z systemami podatkowymi każdego kraju. Zarówno dostawca (organizacja wysyłająca), jak i kupujący (organizacja odbierająca), a nie tylko "jeden lub drugi", są zgodne z ustawą o księgowości elektronicznej. Żadna ze stron nie musi być świadoma przepisów dotyczących dokumentów, a podpisy elektroniczne ani znaczniki czasu nie są wymagane.
Jednym słowem,
Faktury cyfrowe w czasie rzeczywistym, interaktywne, uniwersalne
- Nabywcy i dostawcy mogą w niemal 100 % przejść z wysyłania/odbierania faktur papierowych i PDF na Peppol e-invoice itp., bez zmiany istniejących systemów.
- Dostawcy mogą fakturować za pomocą faktur cyfrowych zamiast korzystać z systemu zamawiania kupującego (separacja zamówień i fakturowania)
Kupujący mogą centralnie zarządzać fakturami dla każdego działu, organizacji i wielu grup organizacyjnych, nawet jeśli korzystają z wielu systemów. - Kupujący mogą otrzymywać faktury cyfrowe od dostawców adresowane do własnej organizacji lub działu dla każdego działu i osoby odpowiedzialnej (routing wewnętrzny i łączenie).
Dostawcy mogą niezawodnie wysyłać do działu i nowej osoby odpowiedzialnej, nawet jeśli nastąpi zmiana osoby odpowiedzialnej w dziale kupującego (ostatnia mila)
Jak używać (Podstawy)
- Możesz tworzyć, wysyłać, otrzymywać i zwracać faktury cyfrowe (w tym e-faktury Peppol) online
- Możesz digitalizować bez wpływu na systemy, których już używasz
- Dane są zapisywane według działów podczas wysyłania i odbierania i mogą być centralnie zarządzane przez organizację w różnych działach
Zaloguj się / Zarejestruj się
Po zalogowaniu, jeśli korzystasz z sieci Peppol do wysyłania/odbierania, zarejestruj dane firmy w sieci (zajmuje kilka minut)
Utwórz nowy / Skopiuj
Jeśli korzystasz z sieci Peppol, kliknij „Create” i wybierz „Peppol e-invoice”
Wyślij
Nadawca po prostu loguje się do BankInvoice, klika "Utwórz" i w sekcji "SZKIC" może ręcznie wprowadzić dane do nowo utworzonej faktury tak, jakby wprowadzał dane do arkusza kalkulacyjnego, dołączyć pliki i wysłać fakturę na adres e-mail tak jak e-mail. *Można także tworzyć i wysyłać oferty cyfrowe, zamówienia zakupu itp.
Rejestrując się jako dział wysyłający (według biura sprzedaży, placu budowy itp.) w sieci takiej jak Peppol w BankInvoice, nadawca może wysyłać na "numer firmy" organizacji zarejestrowanej jako organizacja odbierająca (według organizacji) w sieci takiej jak Peppol. Ponieważ wysyłanie na "numer firmy i dział" jest możliwe dla organizacji zarejestrowanych jako organizacje odbierające w BankInvoice, nawet jeśli zmieni się osoba odpowiedzialna, wysyłanie może być zapewnione do nowej osoby odpowiedzialnej (ostatnia mila).
Nawet jeśli przedstawiciel handlowy otrzyma zamówienie za pośrednictwem systemu zamówień (w tym branżowe EDI, standardowe EDI itp.), dział (biuro sprzedaży itp.), który wysyła fakturę, może użyć BankInvoice do niezawodnego wysłania faktury cyfrowej "adresowanej do numeru firmy i działu" z dołączonym kosztorysem do działu i osoby odpowiedzialnej bez korzystania z systemu zamówień. Wysłaną fakturę cyfrową można oddzielić od danych zamówienia i zarządzać centralnie przez całą organizację dla każdego działu.
Sprawdź wysłane faktury
Nadawca może kliknąć status "Wysłane", aby potwierdzić, że wysyłanie zostało zakończone, jeśli faktura tam jest. Jeśli faktura jest "Przeczytana", potwierdza to, że odbiorca przejrzał dane, a jeśli status odbiorcy to "Potwierdzone", potwierdza to, że nie ma braków. Jeśli to "Płatności wychodzące", potwierdza to, że płatność jest zaplanowana/zakończona.
Odbierz
Odbiorcy zostaną powiadomieni e-mailem o przybyciu faktury cyfrowej. Mogą przeglądać fakturę i załączniki w tym e-mailu bez logowania się lub rejestracji konta. *Możesz także otrzymywać oferty cyfrowe, zamówienia zakupu itp.
Odbiorcy mogą zarejestrować się (według organizacji) jako organizacja odbierająca w sieci takiej jak Peppol w BankInvoice, utworzyć dział odbierający (grupę) i zaprosić członków organizacji do otrzymywania faktur adresowanych do "numeru firmy i działu" i dzielenia się nimi z zaproszonymi członkami (ostatnia mila). Ponieważ dane zostały przydzielone według działów, można zautomatyzować łączenie danych z systemami księgowymi itp.
Nawet jeśli osoba dokonująca zakupu składa zamówienie za pośrednictwem systemu zamówień (w tym branżowe EDI, standardowe EDI itp.), organizacja lub dział, który otrzymuje fakturę, może użyć BankInvoice bez korzystania z systemu zamówień do otrzymywania faktur cyfrowych adresowanych do "numeru firmy i działu" z dołączonymi ofertami itp., a następnie dystrybuować je do osoby odpowiedzialnej. Otrzymaną fakturę cyfrową można oddzielić od danych zamówienia i zarządzać centralnie według działu i całej organizacji.
Sprawdź otrzymane faktury
W
o otrzymaniu faktury odbiorca może przeglądać fakturę cyfrową, pobierać PDF lub załączniki, kliknąć "Potwierdź" lub "Wyślij z powrotem", lub wysłać wiadomość do nadawcy. Odbiorca nie musi rejestrować konta ani logować się.Odbiorca może zalogować się i przeglądać fakturę otrzymaną w "Nieotwarte". Jeśli nie ma problemów z fakturą, może kliknąć "Potwierdź" (opcjonalnie), a jeśli są problemy, może kliknąć "Wyślij z powrotem", aby zwrócić fakturę nadawcy z wiadomością wyjaśniającą powód zwrotu i poprosić o ponowne wysłanie lub odrzucenie.
Wyślij z powrotem
Odbiorca może wysłać z powrotem (odrzucić) fakturę, jeśli chce poprosić nadawcę o poprawienie, ponowne wysłanie lub odrzucenie. Może także wysłać wiadomość wyjaśniającą powód zwrotu.
Odrzuć/Wyślij ponownie
Jeśli faktura, którą wysłał nadawca, zostanie zwrócona (odrzucona) przez odbiorcę, nadawca może albo odrzucić dane, albo ponownie wydać (skopiować) nowe dane powiązane z danymi, poprawić je i wysłać ponownie.
Finalizuj płatność/Depozyt
Jak używać (API)
- Używając API, możesz tworzyć, wysyłać, otrzymywać, potwierdzać i zwracać faktury cyfrowe w swoich systemach wewnętrznych
- Możesz digitalizować faktury w systemach, z którymi twoi użytkownicy wewnętrzni są zaznajomieni, nie zwiększając liczby systemów, których używają
W przypadku faktur wysyłanych z biur sprzedaży innych niż centrala, personel każdego biura sprzedaży może tworzyć i wysyłać faktury bez korzystania z API poprzez ręczne wprowadzanie danych lub przesyłanie danych CSV w BankInvoice, a faktury wysyłane z centrali mogą być wysyłane zbiorczo za pomocą API. Zauważ, że organizacja odbierająca (kupująca) będzie otrzymywać faktury e-mailem lub BankInvoice, nawet jeśli nie ma konta.
Po otrzymaniu faktury przez BankInvoice możesz wysłać ją z powrotem w BankInvoice i poprosić o ponowne wysłanie lub odrzucenie, a następnie automatycznie importować plik CSV faktury, którą ostatecznie potwierdziłeś (zaakceptowałeś) do swojego systemu wewnętrznego w regularnych odstępach czasu.
Faktury otrzymane przez BankInvoice mogą być importowane do baz danych workflow, systemów księgowych i ERP w regularnych odstępach czasu i mogą być odbierane, wysyłane z powrotem i zatwierdzane w tych systemach wewnętrznych. Łącząc status ostatecznych danych zatwierdzenia (potwierdzenia płatności) z BankInvoice, możesz także wysłać powiadomienie o potwierdzeniu płatności do firmy wysyłającej.
BankInvoice działa niemal wszędzie
*Niektóre są planowane
Australia (AUD)
Austria (EUR)
Belgium (EUR)
Canada (CAD)
Czech Republic (CZK)
Denmark (DKK)
Finland (EUR)
France (EUR)
Germany (EUR)
Iceland (ISK)
India (INR)
Ireland (EUR)
Italy (EUR)
Japan (JPY)
Latvia (EUR)
Lithuania (EUR)
Luxembourg (EUR)
Malaysia (MYR)
Malta (EUR)
Netherlands (EUR)
New Zealand (NZD)
Norway (NOK)
Poland (PLN)
Portugal (EUR)
Romania (RON)
Singapore (SGD)
Spain (EUR)
Sweden (SEK)
Switzerland (CHF)
United Kingdom (GBP)
United States (USD)
Platforma Sojuszu Faktur Cyfrowych
”Cyfrowa Faktur Super-Autostrada” umożliwia płynne alianse między działami w rządzie, biznesie i przemyśle.
Digitalizacja faktur jest możliwa dzięki aliansowi (współpracy) oraz systemowi zachęt pomiędzy działem wysyłającym a działem odbierającym. W przeciwieństwie do tradycyjnych branżowych systemów EDI lub standardowego EDI, BankInvoice może zbudować „Digital Invoice Superhighway”, który bezpośrednio łączy dział wysyłający z działem odbierającym, a także poszczególne działy w obu organizacjach.
Dzięki tej ścieżce faktury mogą być wysyłane, odbierane i odsyłane pomiędzy działami w różnych branżach na zewnątrz, a wewnątrz organizacji mogą być współdzielone pomiędzy działami.
Każdy dział może wspierać digitalizację faktur, współpracując ponad granicami branż, organizacji oraz wewnętrznych struktur. Jednocześnie każda organizacja może centralnie i przekrojowo zarządzać fakturami wszystkich działów, przyspieszając proces digitalizacji w całej organizacji.
Ponadto w grupie organizacji składającej się z wielu podmiotów (np. grupy kapitałowej) przedsiębiorstwo centralne może centralnie zarządzać fakturami wszystkich organizacji na poziomie całej grupy i wspierać digitalizację w całej strukturze.
BankInvoice to platforma, która ostatecznie umożliwia digitalizację niemal 100% faktur — zarówno na poziomie pojedynczej organizacji, jak i całej grupy organizacji, w tym faktur o niewielkiej wartości. Nie ogranicza się jedynie do „usprawnień” w wybranych działach, lecz umożliwia rzeczywistą „transformację” punktów kontaktu między działami oraz z podmiotami zewnętrznymi w całej organizacji, co przynosi znaczące rezultaty. To z kolei tworzy silne zachęty do digitalizacji zarówno dla działów wysyłających, jak i odbierających.
Przechodząc od „papierowej korespondencji” i „transakcji elektronicznych” opartych na plikach PDF czytelnych dla człowieka do „transakcji cyfrowych” opartych na danych czytelnych dla maszyn, zmieniamy praktyki handlowe trwające od 500 lat i zmierzamy w kierunku świata bez papieru.