Opprett, send og motta digitale fakturaer akkurat som e-post, og se og søk som de er
Eliminer tid og byrde av papir, PDF, OCR og fillagring med BankInvoices maskinlesbare digitale fakturaer
Toveis, store volum transaksjoner
Du kan intuitivt sende, motta, returnere og sende digitale fakturaer (inkludert Peppol e-faktura) til forretningspartnere, myndigheter og lokale myndigheter rundt om i verden med samme letthet som å bruke e-post eller et regneark. Du kan utveksle store volumer av fakturaer ved å sende dem i bulk.
Originalitet av faktura
I motsetning til papir- eller PDF-fakturaer, vises operasjonshistorikken til både leverandøren og kjøperen for hver faktura, noe som sikrer pålitelighet. Det finnes ingen "kopi av faktura". Fakturaer som returneres etter å ha blitt sendt (eller mottatt) lagres og administreres automatisk separat fra gyldige fakturaer, slik at begge parter kan nøyaktig administrere kundefordringer og forhindre doble betalinger.
Skatteoverholdelse
Skattebeløp beregnes korrekt og er i samsvar med skattesystemene i hvert land. Både leverandøren (sendende organisasjon) og kjøperen (mottakende organisasjon), ikke bare "den ene eller den andre," overholder den elektroniske bokføringsloven. Det er ikke nødvendig for noen av partene å være klar over dokumentforskrifter, og ingen elektroniske signaturer eller tidsstempler kreves.
I ett ord,
Interaktive, digitale fakturaer i sanntid for alle bransjer
- Kjøpere og leverandører kan bytte nesten 100 % fra sending/mottak av papir- og PDF-fakturaer til Peppol e-invoice o.l. uten å endre sine eksisterende systemer.
- Leverandører kan fakturere ved hjelp av digitale fakturaer i stedet for å bruke kjøperens bestillingssystem (Skille bestilling og fakturering)
Kjøpere kan sentralt administrere fakturaer for hver avdeling, organisasjon og flere organisasjonsgrupper, selv om de bruker flere systemer. - Kjøpere kan motta digitale fakturaer fra leverandører adressert til sin egen organisasjon eller avdeling for hver avdeling og ansvarsperson (Intern ruting og kobling).
Leverandører kan pålitelig sende til avdelingen og ny ansvarsperson selv om det er endring i ansvarspersonen i kjøperavdelingen (Siste mil)
Hvordan bruke (Grunnleggende)
- Du kan opprette, sende, motta og returnere digitale fakturaer (inkludert Peppol e-fakturaer) online
- Du kan digitalisere uten å påvirke systemer du allerede bruker
- Data lagres etter avdeling ved sending og mottak, og kan administreres sentralt av organisasjonen på tvers av avdelinger
Logg inn / Registrer deg
Etter innlogging, hvis du bruker Peppol-nettverket til å sende/motta, registrer firmainformasjon i nettverket (ferdig på noen minutter)
Opprett ny / Kopier
Hvis du bruker Peppol-nettverket, klikk på "Create" og velg "Peppol e-invoice"
Send
Avsenderen logger ganske enkelt inn på BankInvoice, klikker på "Opprett", og i "DRAFT"-seksjonen kan de manuelt legge inn data i den nyopprettede fakturaen som om de skulle legge inn data i et regneark, legge ved filer og sende fakturaen til en e-postadresse akkurat som en e-post. *Digitale tilbud, innkjøpsordrer, etc. kan også opprettes og sendes.
Ved å registrere seg som en sendende avdeling (etter salgskontor, byggeplass, etc.) på et nettverk som Peppol på BankInvoice, kan avsenderen sende til "bedriftsnummeret" til organisasjonen registrert som en mottakende organisasjon (etter organisasjon) på nettverket som Peppol. Siden sending til "bedriftsnummer og avdeling" er mulig for organisasjoner registrert som mottakende organisasjoner på BankInvoice, selv om ansvarspersonen endres, kan sending sikres til den nye ansvarspersonen (Siste mil).
Selv om en salgsrepresentant mottar en bestilling gjennom et bestillingssystem (inkludert bransjespesifikk EDI, standard EDI, etc.), kan avdelingen (salgskontor, etc.) som sender fakturaen bruke BankInvoice til pålitelig å sende en digital faktura "adressert til bedriftsnummeret og avdelingen" med et estimat vedlagt til avdelingen og ansvarspersonen uten å bruke bestillingssystemet. Den sendte digitale fakturaen kan skilles fra bestillingsdataene og administreres sentralt av hele organisasjonen for hver avdeling.
Sjekk sendte fakturaer
Avsenderen kan klikke "Sendt"-status for å bekrefte at sendingen ble fullført hvis fakturaen er der. Hvis fakturaen er "Lest", bekrefter det at mottakeren har gjennomgått dataene, og hvis mottakerstatus er "Bekreftet", bekrefter det at det ikke er mangler. Hvis det er "Betalinger ut", bekrefter det at betalingen er planlagt/fullført.
Motta
Mottakere vil bli varslet via e-post når en digital faktura ankommer. De kan se fakturaen og vedleggene i den e-posten uten å logge inn eller registrere en konto. *Du kan også motta digitale tilbud, innkjøpsordrer, etc.
Mottakere kan registrere (etter organisasjon) som en mottakende organisasjon på et nettverk som Peppol på BankInvoice, opprette en mottakende avdeling (gruppe), og invitere medlemmer av organisasjonen til å motta fakturaer adressert til "bedriftsnummeret og avdelingen" og dele dem med de inviterte medlemmene (siste mil). Siden dataene har blitt tildelt etter avdeling, kan datakobling til regnskapssystemer, etc. automatiseres.
Selv om en innkjøpsperson legger inn en bestilling gjennom et bestillingssystem (inkludert bransjespesifikk EDI, standard EDI, etc.), kan organisasjonen eller avdelingen som mottar fakturaen bruke BankInvoice uten å bruke bestillingssystemet for å motta digitale fakturaer adressert til "bedriftsnummeret og avdelingen" med vedlagte tilbud, etc., og deretter distribuere dem til ansvarspersonen. Den mottatte digitale fakturaen kan skilles fra bestillingsdataene og administreres sentralt etter avdeling og hele organisasjonen.
Sjekk mottatte fakturaer
I fakturakvittering
, kan mottakeren se den digitale fakturaen, laste ned PDF-en eller vedleggene, klikke for å "Bekrefte" eller "Sende tilbake", eller sende en melding til avsenderen. Mottakeren trenger ikke å registrere en konto eller logge inn.Mottakeren kan logge inn og se fakturaen mottatt i "Uåpnet". Hvis det ikke er problemer med fakturaen, kan de klikke "Bekreft" (valgfritt), og hvis det er problemer, kan de klikke "Send tilbake" for å returnere fakturaen til avsenderen med en melding som forklarer årsaken til returen og be om at den sendes på nytt eller forkastes.
Send tilbake
Mottakeren kan sende tilbake (avvise) fakturaen hvis de ønsker å be avsenderen om å korrigere, sende på nytt eller forkaste den. De kan også sende en melding som forklarer årsaken til returen.
Forkast/Send på nytt
Hvis fakturaen som avsenderen sendte returneres (avvises) av mottakeren, kan avsenderen enten forkaste dataene eller utstede på nytt (kopiere) nye data knyttet til dataene, korrigere det og sende på nytt.
Fullfør betaling/innskudd
Hvordan bruke (API)
- Ved å bruke API kan du opprette, sende, motta, bekrefte og returnere digitale fakturaer på dine interne systemer
- Du kan digitalisere fakturaer på systemer som dine interne brukere er kjent med, uten å øke antallet systemer de bruker
For fakturaer sendt fra salgskontorer andre enn hovedkontoret, kan hver salgskontor-ansatt opprette og sende fakturaer uten å bruke API ved å manuelt legge inn data eller laste opp CSV-data på BankInvoice, og fakturaer sendt fra hovedkontoret kan sendes i bulk ved hjelp av API. Merk at den mottakende organisasjonen (kjøper) vil motta fakturaer via e-post eller BankInvoice selv om de ikke har en konto.
Etter å ha mottatt en faktura via BankInvoice, kan du sende den tilbake på BankInvoice og be om at den sendes på nytt eller forkastes, og deretter automatisk importere CSV-filen til fakturaen du til slutt har bekreftet (godkjent) til ditt interne system med regelmessige intervaller.
Fakturaer mottatt av BankInvoice kan importeres til arbeidsflyt, regnskapssystemer og ERP-databaser med regelmessige intervaller, og kan mottas, sendes tilbake og godkjennes på disse interne systemene. Ved å koble statusen til den endelige godkjenningen (betalingsbekreftelse) data til BankInvoice, kan du også sende en betalingsbekreftelse-varsel til det sendende firmaet.
BankInvoice fungerer nesten overalt
*Noen er planlagt
Australia (AUD)
Austria (EUR)
Belgium (EUR)
Canada (CAD)
Czech Republic (CZK)
Denmark (DKK)
Finland (EUR)
France (EUR)
Germany (EUR)
Iceland (ISK)
India (INR)
Ireland (EUR)
Italy (EUR)
Japan (JPY)
Latvia (EUR)
Lithuania (EUR)
Luxembourg (EUR)
Malaysia (MYR)
Malta (EUR)
Netherlands (EUR)
New Zealand (NZD)
Norway (NOK)
Poland (PLN)
Portugal (EUR)
Romania (RON)
Singapore (SGD)
Spain (EUR)
Sweden (SEK)
Switzerland (CHF)
United Kingdom (GBP)
United States (USD)
Digital faktura allianseplattform
”Digital faktura Supermotorvei” muliggjør sømløse allianser mellom avdelinger i offentlig sektor, næringsliv og industri.
Digitalisering av fakturaer realiseres gjennom allianse (samarbeid) og insentiver mellom den avsendende avdelingen og den mottakende avdelingen. I motsetning til tradisjonell bransje‑EDI eller standard‑EDI kan BankInvoice bygge en “Digital Invoice Superhighway” som kobler den avsendende og den mottakende avdelingen direkte, samt de ulike avdelingene innen begge organisasjoner.
Via denne ruten kan fakturaer sendes, mottas og returneres mellom avdelinger på tvers av bransjer eksternt, mens de internt kan deles mellom avdelinger i samme organisasjon.
Hver avdeling kan fremme digitalisering av fakturaer ved å samarbeide på tvers av bransjegrenser, organisasjonsgrenser og interne avdelingsgrenser. Samtidig kan hver organisasjon sentralisere og samordne håndteringen av alle avdelingers fakturaer, og dermed drive digitalisering på organisasjonsnivå.
I tillegg kan en gruppe organisasjoner (for eksempel et konsern) la konsernets kjernebedrift administrere fakturaene på tvers av organisasjonene og fremme digitalisering på konsernnivå.
BankInvoice er en plattform som til slutt gjør det mulig å digitalisere nesten 100 % av alle fakturaer — både på organisasjonsnivå og på konsernnivå, inkludert fakturaer av liten verdi. Den begrenser seg ikke til “forbedringer” i enkelte avdelinger, men muliggjør en reell “transformasjon” av kontaktpunktene mellom avdelinger og eksterne aktører i hele organisasjonen, noe som skaper betydelige resultater. Dette gir sterke insentiver for digitalisering for både avsendende og mottakende avdelinger.
Ved å gå fra “papirpost” og “elektroniske transaksjoner” basert på menneskelesbare PDF‑filer til “digitale transaksjoner” basert på maskinlesbare data, endrer vi 500 år gamle handelspraksiser og beveger oss mot en papirløs verden.