Maak, verzend en ontvang digitale facturen zoals e-mail, en bekijk & zoek zoals ze zijn
Elimineer de tijd en last van papier, PDF, OCR en bestandsopslag met BankInvoice's machine leesbare digitale facturen
Bidirectionele, grote volume transacties
Je kunt intuïtief digitale facturen (inclusief Peppol e-factuur) verzenden, ontvangen, retourneren en versturen naar zakenpartners, overheden en lokale overheden over de hele wereld met hetzelfde gemak als het gebruik van e-mail of een spreadsheet. Je kunt grote volumes facturen uitwisselen door ze in bulk te verzenden.
Originaliteit van factuur
In tegenstelling tot papieren of PDF-facturen wordt de operatiegeschiedenis van zowel de leverancier als de koper voor elke factuur weergegeven, wat betrouwbaarheid garandeert. Er is geen "kopie van factuur". Facturen die worden geretourneerd na verzending (of ontvangst) worden automatisch opgeslagen en beheerd gescheiden van geldige facturen, waardoor beide partijen debiteuren nauwkeurig kunnen beheren en dubbele betalingen kunnen voorkomen.
Belastingcompliantie
Belastingbedragen worden correct berekend en zijn conform de belastingsystemen van elk land. Zowel de leverancier (verzendende organisatie) als de koper (ontvangende organisatie), niet alleen "een van beiden," voldoen aan de Elektronische Boekhoudwet. Het is niet nodig voor een van de partijen om bewust te zijn van documentregelgeving, en er zijn geen elektronische handtekeningen of tijdstempels vereist.
In één woord,
Realtime, interactieve, digitale facturen voor alle branches
- Kopers en leveranciers kunnen bijna 100 % van papieren en PDF-facturen overschakelen naar het verzenden/ontvangen van Peppol e-invoice e.d. zonder hun bestaande systemen te wijzigen.
- Leveranciers kunnen factureren met digitale facturen in plaats van het bestelsysteem van de koper te gebruiken (Scheiden van bestellen en factureren)
Kopers kunnen facturen centraal beheren voor elke afdeling, organisatie en meerdere organisatiegroepen, zelfs als ze meerdere systemen gebruiken. - Kopers kunnen digitale facturen ontvangen van leveranciers gericht aan hun eigen organisatie of afdeling voor elke afdeling en verantwoordelijke persoon (Interne Routing en Koppeling).
Leveranciers kunnen betrouwbaar verzenden naar de afdeling en nieuwe verantwoordelijke persoon, zelfs als er een wijziging is in de verantwoordelijke persoon in de kopersafdeling (Laatste mijl)
Hoe te gebruiken (Basis)
- Je kunt digitale facturen (inclusief Peppol e-facturen) online maken, verzenden, ontvangen en retourneren
- Je kunt digitaliseren zonder systemen te beïnvloeden die je al gebruikt
- Gegevens worden opgeslagen per afdeling bij verzending en ontvangst, en kunnen centraal beheerd worden door organisatie over afdelingen
Inloggen / Registreren
Nadat u bent ingelogd, registreer uw bedrijfsgegevens in het Peppol-netwerk als u wilt verzenden/ontvangen (klaar in enkele minuten)
Nieuw maken / Kopiëren
Als u het Peppol-netwerk gebruikt, klik dan op "Create" en kies "Peppol e-invoice"
Verzenden
De verzender logt eenvoudig in op BankInvoice, klikt op "Maken", en in de "CONCEPT" sectie kunnen ze handmatig gegevens invoeren in de nieuw gemaakte factuur alsof ze gegevens in een spreadsheet invoeren, bestanden bijvoegen en de factuur naar een e-mailadres sturen net als een e-mail. *Digitale offertes, inkooporders, enz. kunnen ook gemaakt en verzonden worden.
Door te registreren als verzendende afdeling (per verkoopkantoor, bouwplaats, enz.) op een netwerk zoals Peppol op BankInvoice, kan de verzender verzenden naar het "bedrijfsnummer" van de organisatie die geregistreerd is als ontvangende organisatie (per organisatie) op het netwerk zoals Peppol. Omdat verzenden naar het "bedrijfsnummer & afdeling" mogelijk is voor organisaties die geregistreerd zijn als ontvangende organisaties op BankInvoice, zelfs als de verantwoordelijke persoon verandert, kan verzending naar de nieuwe verantwoordelijke persoon gegarandeerd worden (Laatste mijl).
Zelfs als een verkoopvertegenwoordiger een bestelling ontvangt via een bestelsysteem (inclusief industrie-specifieke EDI, standaard EDI, enz.), kan de afdeling (verkoopkantoor, enz.) die de factuur verzendt BankInvoice gebruiken om betrouwbaar een digitale factuur "gericht aan het bedrijfsnummer en afdeling" met een bijgevoegde schatting naar de afdeling en verantwoordelijke persoon te verzenden zonder het bestelsysteem te gebruiken. De verzonden digitale factuur kan gescheiden worden van de bestelgegevens en centraal beheerd worden door de hele organisatie voor elke afdeling.
Verzonden facturen controleren
De verzender kan op "Verzonden" status klikken om te bevestigen dat het verzenden voltooid was als de factuur daar is. Als de factuur "Gelezen" is, bevestigt het dat de ontvanger de gegevens heeft bekeken, en als de ontvangerstatus "Bevestigd" is, bevestigt het dat er geen tekortkomingen zijn. Als het "Betalingen Uit" is, bevestigt het dat de betaling gepland/voltooid is.
Ontvangen
Ontvangers worden per e-mail geïnformeerd wanneer een digitale factuur arriveert. Ze kunnen de factuur en bijlagen in die e-mail bekijken zonder in te loggen of een account te registreren. *Je kunt ook digitale offertes, inkooporders, enz. ontvangen.
Ontvangers kunnen zich registreren (per organisatie) als ontvangende organisatie op een netwerk zoals Peppol op BankInvoice, een ontvangende afdeling (groep) maken en leden van de organisatie uitnodigen om facturen te ontvangen gericht aan het "bedrijfsnummer en afdeling" en deze te delen met de uitgenodigde leden (laatste mijl). Omdat de gegevens per afdeling zijn toegewezen, kan gegevenskoppeling aan boekhoudsystemen, enz. geautomatiseerd worden.
Zelfs als een inkoper een bestelling plaatst via een bestelsysteem (inclusief industrie-specifieke EDI, standaard EDI, enz.), kan de organisatie of afdeling die de factuur ontvangt BankInvoice gebruiken zonder het bestelsysteem te gebruiken om digitale facturen te ontvangen gericht aan het "bedrijfsnummer & afdeling" met bijgevoegde offertes, enz., en deze vervolgens distribueren naar de verantwoordelijke persoon. De ontvangen digitale factuur kan gescheiden worden van de bestelgegevens en centraal beheerd worden per afdeling en de hele organisatie.
Ontvangen facturen controleren
In de factuurontvangst
kan de ontvanger de digitale factuur bekijken, de PDF of bijlagen downloaden, klikken om te "Bevestigen" of "Terugsturen", of een bericht naar de verzender sturen. De ontvanger hoeft geen account te registreren of in te loggen.De ontvanger kan inloggen en de factuur bekijken die ontvangen is in "Ongeopend". Als er geen problemen zijn met de factuur, kunnen ze op "Bevestigen" klikken (optioneel), en als er problemen zijn, kunnen ze op "Terugsturen" klikken om de factuur terug te sturen naar de verzender met een bericht dat de reden voor het terugsturen uitlegt en verzoekt dat het opnieuw verzonden of weggegooid wordt.
Terugsturen
De ontvanger kan de factuur terugsturen (afwijzen) als ze de verzender willen vragen om het te corrigeren, opnieuw te verzenden of weg te gooien. Ze kunnen ook een bericht sturen dat de reden voor het terugsturen uitlegt.
Weggooien/Opnieuw verzenden
Als de factuur die de verzender heeft verzonden wordt teruggestuurd (afgewezen) door de ontvanger, kan de verzender ofwel de gegevens weggooien of nieuwe gegevens opnieuw uitgeven (kopiëren) die gekoppeld zijn aan de gegevens, het corrigeren en opnieuw verzenden.
Betaling/storting voltooien
Hoe te gebruiken (API)
- Met API kun je digitale facturen maken, verzenden, ontvangen, bevestigen en terugsturen op je interne systemen
- Je kunt facturen digitaliseren op systemen waarmee je interne gebruikers vertrouwd zijn, zonder het aantal systemen dat ze gebruiken te verhogen
Voor facturen verzonden van verkoopkantoren anders dan het hoofdkantoor, kan elke verkoopkantoormedewerker facturen maken en verzenden zonder API te gebruiken door handmatig gegevens in te voeren of CSV-gegevens te uploaden op BankInvoice, en facturen verzonden van het hoofdkantoor kunnen in bulk verzonden worden met API. Merk op dat de ontvangende organisatie (Koper) facturen per e-mail of BankInvoice zal ontvangen, zelfs als ze geen account hebben.
Na het ontvangen van een factuur via BankInvoice kun je het terugsturen op BankInvoice en verzoeken dat het opnieuw verzonden of weggegooid wordt, en dan automatisch het CSV-bestand van de factuur die je uiteindelijk bevestigd (goedgekeurd) hebt importeren in je interne systeem met regelmatige intervallen.
Facturen ontvangen door BankInvoice kunnen geïmporteerd worden in workflow, boekhoudsystemen en ERP-databases met regelmatige intervallen, en kunnen ontvangen, teruggestuurd en goedgekeurd worden op die interne systemen. Door de status van de definitieve goedkeuring (betalingsbevestiging) gegevens te koppelen aan BankInvoice, kun je ook een betalingsbevestigingsmelding naar het verzendende bedrijf sturen.
BankInvoice werkt bijna overal
*Sommige zijn gepland
Australia (AUD)
Austria (EUR)
Belgium (EUR)
Canada (CAD)
Czech Republic (CZK)
Denmark (DKK)
Finland (EUR)
France (EUR)
Germany (EUR)
Iceland (ISK)
India (INR)
Ireland (EUR)
Italy (EUR)
Japan (JPY)
Latvia (EUR)
Lithuania (EUR)
Luxembourg (EUR)
Malaysia (MYR)
Malta (EUR)
Netherlands (EUR)
New Zealand (NZD)
Norway (NOK)
Poland (PLN)
Portugal (EUR)
Romania (RON)
Singapore (SGD)
Spain (EUR)
Sweden (SEK)
Switzerland (CHF)
United Kingdom (GBP)
United States (USD)
Digitale Factuur Alliantieplatform
”Digitale factuur Supersnelweg” maakt wrijvingsloze samenwerking tussen afdelingen in overheid, bedrijfsleven en industrie mogelijk.
De digitalisering van facturen wordt mogelijk gemaakt door de alliantie (samenwerking) en de incentives tussen de verzendende afdeling en de ontvangende afdeling. In tegenstelling tot traditionele branche‑EDI of standaard‑EDI kan BankInvoice een “Digital Invoice Superhighway” opbouwen die de verzendende en ontvangende afdelingen direct met elkaar verbindt, evenals de verschillende afdelingen binnen beide organisaties.
Via deze route kunnen facturen extern tussen afdelingen over sectorgrenzen heen worden verzonden, ontvangen en teruggestuurd, terwijl ze intern kunnen worden gedeeld tussen afdelingen binnen dezelfde organisatie.
Elke afdeling kan de digitalisering van facturen stimuleren door samen te werken over de grenzen van sectoren, organisaties en interne structuren heen. Tegelijkertijd kan elke organisatie de facturen van alle afdelingen centraal en organisatiebreed beheren, waardoor de digitalisering op organisatieniveau wordt versneld.
Daarnaast kan binnen een groep van organisaties (bijvoorbeeld een bedrijvengroep) de kernonderneming van de groep de facturen van alle organisaties groepsbreed centraal beheren en zo de digitalisering van de gehele groep bevorderen.
BankInvoice is een platform dat het uiteindelijk mogelijk maakt om bijna 100% van alle facturen — zowel op organisatieniveau als op groepsniveau, inclusief facturen met een kleine waarde — te digitaliseren. Het blijft niet beperkt tot “verbeteringen” binnen afzonderlijke afdelingen, maar maakt een daadwerkelijke “transformatie” mogelijk van de contactpunten tussen afdelingen en externe partijen binnen de gehele organisatie, wat aanzienlijke resultaten oplevert. Dit creëert sterke prikkels voor digitalisering voor zowel de verzendende als de ontvangende afdeling.
Door over te stappen van “papieren post” en “elektronische transacties” op basis van voor mensen leesbare PDF’s naar “digitale transacties” op basis van machine‑leesbare gegevens, veranderen we handelspraktijken die al 500 jaar bestaan en zetten we een stap richting een wereld zonder papier.