Crea, invia e ricevi fatture digitali proprio come una posta elettronica, e visualizzale e cercale così come sono
Elimina tempo e sforzo di carta, PDF, OCR e archiviazione file con le fatture digitali leggibili automaticamente di BankInvoice
Transazioni bidirezionali, grandi volumi
Puoi intuitivamente inviare, ricevere, restituire e inviare fatture digitali (incluso Peppol e-invoice) a partner commerciali, governi e amministrazioni locali in tutto il mondo con la stessa facilità di usare email o un foglio di calcolo. Puoi scambiare grandi volumi di fatture inviandole in blocco.
Originalità della fattura
A differenza delle fatture cartacee o PDF, la cronologia delle operazioni sia del fornitore che dell'acquirente viene visualizzata per ogni fattura, garantendo affidabilità. Non esiste una "copia della fattura". Le fatture restituite dopo l'invio (o la ricezione) vengono automaticamente archiviate e gestite separatamente dalle fatture valide, consentendo a entrambe le parti di gestire accuratamente i crediti e prevenire doppi pagamenti.
Conformità fiscale
Gli importi delle tasse sono calcolati correttamente e sono conformi ai sistemi fiscali di ogni paese. Sia il fornitore (organizzazione mittente) che l'acquirente (organizzazione ricevente), non solo "uno o l'altro", rispettano la Legge sulla Contabilità Elettronica. Non è necessario che nessuna delle due parti sia a conoscenza delle normative sui documenti, e non sono richieste firme elettroniche o marche temporali.
In una parola,
Fatture digitali interattive, in tempo reale e per tutti i settori
- Acquirenti e fornitori possono passare quasi al 100% dall’invio/ricezione di fatture cartacee e PDF a Peppol e-invoice ecc., senza modificare i sistemi esistenti.
- I fornitori possono fatturare utilizzando fatture digitali invece di utilizzare il sistema di ordinazione dell'acquirente (Separazione di ordinazione e fatturazione)
Gli acquirenti possono gestire centralmente le fatture per ogni dipartimento, organizzazione e gruppi di organizzazioni multiple, anche se utilizzano più sistemi. - Gli acquirenti possono ricevere fatture digitali dai fornitori indirizzate alla propria organizzazione o dipartimento per ogni dipartimento e persona responsabile (Instradamento Interno e Collegamento).
I fornitori possono inviare affidabilmente al dipartimento e alla nuova persona responsabile anche se c'è un cambio di persona responsabile nel dipartimento acquirente (Ultimo miglio)
Come utilizzare (Base)
- Puoi creare, inviare, ricevere e restituire fatture digitali (incluso Peppol e-invoices) online
- Puoi digitalizzare senza influire sui sistemi che stai già utilizzando
- I dati vengono salvati per dipartimento durante l'invio e la ricezione, e possono essere gestiti centralmente per organizzazione attraverso i dipartimenti
Accedi / Registrati
Dopo aver effettuato l'accesso, se utilizzi la rete Peppol per inviare/ricevere, registra le informazioni aziendali nella rete (completato in pochi minuti)
Crea nuovo / Copia
Se utilizzi la rete Peppol, clicca su "Create" e seleziona "Peppol e-invoice"
Invia
Il mittente semplicemente accede a BankInvoice, clicca su "Crea", e nella sezione "BOZZA", può inserire manualmente i dati nella fattura appena creata come se stesse inserendo dati in un foglio di calcolo, allegare file e inviare la fattura a un indirizzo email proprio come un'email. *È possibile creare e inviare anche preventivi digitali, ordini di acquisto, ecc.
Registrandosi come dipartimento mittente (per ufficio vendite, cantiere, ecc.) su una rete come Peppol su BankInvoice, il mittente può inviare al "numero aziendale" dell'organizzazione registrata come organizzazione ricevente (per organizzazione) nella rete come Peppol. Poiché l'invio a "numero aziendale e dipartimento" è possibile per le organizzazioni registrate come organizzazioni riceventi su BankInvoice, anche se la persona responsabile cambia, l'invio può essere garantito alla nuova persona responsabile (Ultimo miglio).
Anche se un rappresentante di vendita riceve un ordine attraverso un sistema di ordinazione (incluso EDI specifico del settore, EDI standard, ecc.), il dipartimento (ufficio vendite, ecc.) che invia la fattura può utilizzare BankInvoice per inviare affidabilmente una fattura digitale "indirizzata al numero aziendale e dipartimento" con un preventivo allegato al dipartimento e alla persona responsabile senza utilizzare il sistema di ordinazione. La fattura digitale inviata può essere separata dai dati dell'ordine e gestita centralmente da tutta l'organizzazione per ogni dipartimento.
Controlla le fatture inviate
Il mittente può cliccare sullo stato "Inviato" per confermare che l'invio è stato completato se la fattura è lì. Se la fattura è "Letta", conferma che il destinatario ha esaminato i dati, e se lo stato del destinatario è "Confermato", conferma che non ci sono carenze. Se è "Pagamenti In Uscita", conferma che il pagamento è programmato/completato.
Ricevi
I destinatari verranno notificati via email quando arriva una fattura digitale. Possono visualizzare la fattura e gli allegati in quell'email senza accedere o registrare un account. *Puoi anche ricevere preventivi digitali, ordini di acquisto, ecc.
I destinatari possono registrarsi (per organizzazione) come organizzazione ricevente su una rete come Peppol su BankInvoice, creare un dipartimento ricevente (gruppo), e invitare membri dell'organizzazione per ricevere fatture indirizzate al "numero aziendale e dipartimento" e condividerle con i membri invitati (ultimo miglio). Poiché i dati sono stati allocati per dipartimento, il collegamento dati ai sistemi contabili, ecc. può essere automatizzato.
Anche se una persona degli acquisti effettua un ordine attraverso un sistema di ordinazione (incluso EDI specifico del settore, EDI standard, ecc.), l'organizzazione o il dipartimento che riceve la fattura può utilizzare BankInvoice senza utilizzare il sistema di ordinazione per ricevere fatture digitali indirizzate al "numero aziendale e dipartimento" con preventivi allegati, ecc., e poi distribuirle alla persona responsabile. La fattura digitale ricevuta può essere separata dai dati dell'ordine e gestita centralmente per dipartimento e per tutta l'organizzazione.
Controlla fatture ricevute
Nell'email di notifica
, il destinatario può visualizzare la fattura digitale, scaricare il PDF o gli allegati, cliccare per "Confermare" o "Restituire", o inviare un messaggio al mittente. Il destinatario non ha bisogno di registrare un account o accedere.Il destinatario può accedere e visualizzare la fattura ricevuta in "Non Aperto". Se non ci sono problemi con la fattura, possono cliccare "Conferma" (opzionale), e se ci sono problemi, possono cliccare "Restituisci" per restituire la fattura al mittente con un messaggio che spiega il motivo della restituzione e richiedere che venga reinviata o scartata.
Restituisci
Il destinatario può restituire (rifiutare) la fattura se desidera richiedere al mittente di correggerla, reinviarla o scartarla. Possono anche inviare un messaggio spiegando il motivo della restituzione.
Scarta/Reinvia
Se la fattura che il mittente ha inviato viene restituita (rifiutata) dal destinatario, il mittente può scartare i dati o riemettere (copiare) nuovi dati collegati ai dati, correggerli e reinviarli.
Finalizza Pagamento/Deposito
Come utilizzare (API)
- Utilizzando l'API, puoi creare, inviare, ricevere, confermare e restituire fatture digitali sui tuoi sistemi interni
- Puoi digitalizzare le fatture su sistemi che i tuoi utenti interni conoscono, senza aumentare il numero di sistemi che utilizzano
Per le fatture inviate da uffici vendite diversi dalla sede centrale, ogni membro dello staff degli uffici vendite può creare e inviare fatture senza utilizzare l'API inserendo manualmente i dati o caricando dati CSV su BankInvoice, e le fatture inviate dalla sede centrale possono essere inviate in blocco utilizzando l'API. Nota che l'organizzazione ricevente (Acquirente) riceverà fatture via email o BankInvoice anche se non ha un account.
Dopo aver ricevuto una fattura tramite BankInvoice, puoi restituirla su BankInvoice e richiedere che venga reinviata o scartata, e poi importare automaticamente il file CSV della fattura che hai finalmente confermato (approvato) nel tuo sistema interno a intervalli regolari.
Le fatture ricevute da BankInvoice possono essere importate in workflow, sistemi contabili e database ERP a intervalli regolari, e possono essere ricevute, restituite e approvate su quei sistemi interni. Collegando lo stato dei dati di approvazione finale (conferma pagamento) a BankInvoice, puoi anche inviare un avviso di conferma pagamento all'azienda mittente.
BankInvoice funziona quasi ovunque
*Alcuni sono pianificati
Australia (AUD)
Austria (EUR)
Belgium (EUR)
Canada (CAD)
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Denmark (DKK)
Finland (EUR)
France (EUR)
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Ireland (EUR)
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Malta (EUR)
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New Zealand (NZD)
Norway (NOK)
Poland (PLN)
Portugal (EUR)
Romania (RON)
Singapore (SGD)
Spain (EUR)
Sweden (SEK)
Switzerland (CHF)
United Kingdom (GBP)
United States (USD)
Piattaforma di Alleanza per Fatture Digitali
”Superstrada della Fattura Digitale” consente alleanze interdipartimentali senza attriti tra governo, imprese e industrie.
La digitalizzazione delle fatture è resa possibile grazie all’alleanza (collaborazione) e agli incentivi tra il reparto mittente e il reparto destinatario. A differenza dei tradizionali sistemi EDI di settore o dell’EDI standard, BankInvoice consente di costruire una “Digital Invoice Superhighway” che collega direttamente il reparto mittente e quello destinatario, nonché i vari reparti all’interno di entrambe le organizzazioni.
Attraverso questa rete, le fatture possono essere inviate, ricevute e restituite tra reparti appartenenti a settori diversi verso l’esterno, mentre all’interno dell’organizzazione possono essere condivise tra i reparti.
Ogni reparto può promuovere la digitalizzazione delle fatture collaborando oltre i confini del settore, dell’organizzazione e dei reparti interni. Parallelamente, ogni organizzazione può gestire in modo centralizzato e trasversale le fatture di tutti i reparti, avanzando così nel processo di digitalizzazione a livello organizzativo.
Inoltre, in un gruppo composto da più organizzazioni (ad esempio un gruppo aziendale), l’impresa centrale del gruppo può gestire in modo centralizzato le fatture di ciascuna organizzazione a livello intergruppo, favorendo la digitalizzazione dell’intero gruppo.
BankInvoice è una piattaforma che consente, in ultima analisi, di digitalizzare quasi il 100% delle fatture — sia a livello di singola organizzazione sia a livello dell’intero gruppo di appartenenza — incluse le fatture di piccolo importo. Non si limita a semplici “miglioramenti” in alcuni reparti, ma rende possibile una vera “trasformazione” dei punti di contatto tra reparti e con gli operatori esterni in tutta l’organizzazione, generando risultati significativi. Questo crea forti incentivi alla digitalizzazione sia per il reparto mittente sia per quello destinatario.
Passando dalla “posta cartacea” e dalle “transazioni elettroniche” basate su PDF leggibili dall’uomo alle “transazioni digitali” basate su dati leggibili dalla macchina, trasformiamo pratiche commerciali che durano da 500 anni e ci avviciniamo a un mondo senza carta.