ईमेल की तरह ही डिजिटल चालान बनाएं, भेजें और प्राप्त करें, तथा उन्हें वैसे ही देखें और खोजें।
BankInvoice के मशीन-रीडेबल डिजिटल इनवॉइस के साथ कागज, PDF, OCR और फ़ाइल स्टोरेज के समय और बोझ को समाप्त करें
द्विदिशीय, बड़े वॉल्यूम लेनदेन
आप सहज रूप से दुनिया भर के व्यापारिक भागीदारों, सरकारों और स्थानीय सरकारों को डिजिटल इनवॉइस (Peppol ई-इनवॉइस सहित) भेज, प्राप्त, वापस और भेज सकते हैं, ईमेल या स्प्रेडशीट का उपयोग करने जितनी ही आसानी से। आप उन्हें बल्क में भेजकर बड़ी मात्रा में इनवॉइस का आदान-प्रदान कर सकते हैं।
इनवॉइस की मौलिकता
कागज़ या PDF इनवॉइस के विपरीत, प्रत्येक इनवॉइस के लिए आपूर्तिकर्ता और खरीदार दोनों का संचालन इतिहास प्रदर्शित होता है, जो विश्वसनीयता सुनिश्चित करता है। कोई "इनवॉइस की प्रति" नहीं है। भेजे जाने (या प्राप्त होने) के बाद वापस किए गए इनवॉइस स्वचालित रूप से वैध इनवॉइस से अलग संग्रहीत और प्रबंधित होते हैं, जिससे दोनों पक्ष सटीक रूप से प्राप्य खातों का प्रबंधन कर सकते हैं और दोहरे भुगतान को रोक सकते हैं।
कर अनुपालन
कर राशि सही तरीके से गणना की जाती है और प्रत्येक देश की कर प्रणालियों के अनुपालन में होती है। आपूर्तिकर्ता (भेजने वाला संगठन) और खरीदार (प्राप्त करने वाला संगठन) दोनों, केवल "एक या दूसरा" नहीं, इलेक्ट्रॉनिक बुककीपिंग अधिनियम का अनुपालन करते हैं। किसी भी पक्ष को दस्तावेज़ नियमों के बारे में जागरूक होने की आवश्यकता नहीं है, और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर या टाइम स्टैम्प की आवश्यकता नहीं है।
एक शब्द में,
वास्तविक समय, इंटरैक्टिव, अखिल-उद्योग डिजिटल चालान
- खरीदार और आपूर्तिकर्ता बिना मौजूदा सिस्टम बदले, कागज़ी और PDF चालानों से लगभग 100% Peppol e-invoice आदि के भेजने/प्राप्त करने पर स्विच कर सकते हैं।
- आपूर्तिकर्ता खरीदार की ऑर्डरिंग सिस्टम का उपयोग करने के बजाय डिजिटल इनवॉइस का उपयोग करके इनवॉइस कर सकते हैं (ऑर्डरिंग और इनवॉइसिंग को अलग करना)
खरीदार प्रत्येक विभाग, संगठन और कई संगठनात्मक समूहों के लिए इनवॉइस को केंद्रीय रूप से प्रबंधित कर सकते हैं, भले ही वे कई सिस्टम का उपयोग करते हों। - खरीदार प्रत्येक विभाग और जिम्मेदार व्यक्ति के लिए अपने संगठन या विभाग को संबोधित आपूर्तिकर्ताओं से डिजिटल इनवॉइस प्राप्त कर सकते हैं (आंतरिक रूटिंग और लिंकिंग)।
आपूर्तिकर्ता विभाग और नए जिम्मेदार व्यक्ति को भरोसेमंद तरीके से भेज सकते हैं भले ही खरीदार विभाग में जिम्मेदार व्यक्ति में परिवर्तन हो (अंतिम मील)
उपयोग कैसे करें (मूल बातें)
- आप ऑनलाइन डिजिटल इनवॉइस (Peppol ई-इनवॉइस सहित) बना, भेज, प्राप्त और वापस कर सकते हैं
- आप पहले से उपयोग कर रहे सिस्टम को प्रभावित किए बिना डिजिटलीकरण कर सकते हैं
- डेटा भेजते और प्राप्त करते समय विभाग के अनुसार सहेजा जाता है, और विभागों में संगठन द्वारा केंद्रीय रूप से प्रबंधित किया जा सकता है
लॉग इन / साइन अप करें
लॉगिन करने के बाद, यदि आप Peppol नेटवर्क का उपयोग करके भेजना/प्राप्त करना चाहते हैं, तो कृपया नेटवर्क में अपनी कंपनी की जानकारी दर्ज करें (कुछ ही मिनटों में पूरा हो जाता है)
नया बनाएँ / कॉपी करें
यदि आप Peppol नेटवर्क का उपयोग करते हैं, तो "Create" पर क्लिक करें और "Peppol e-invoice" चुनें
भेजें
भेजने वाला बस BankInvoice में लॉग इन करता है, "बनाएं" पर क्लिक करता है, और "ड्राफ्ट" अनुभाग में वे मैन्युअल रूप से नव निर्मित इनवॉइस में डेटा इनपुट कर सकते हैं जैसे कि वे स्प्रेडशीट में डेटा इनपुट कर रहे हों, फ़ाइलें संलग्न कर सकते हैं और इनवॉइस को ईमेल पते पर ईमेल की तरह भेज सकते हैं। *डिजिटल उद्धरण, खरीद आदेश आदि भी बनाए और भेजे जा सकते हैं।
BankInvoice पर Peppol जैसे नेटवर्क पर भेजने वाले विभाग (बिक्री कार्यालय, निर्माण स्थल आदि के अनुसार) के रूप में पंजीकरण करके, भेजने वाला Peppol जैसे नेटवर्क पर प्राप्त करने वाले संगठन (संगठन के अनुसार) के रूप में पंजीकृत संगठन के "कॉर्पोरेट नंबर" पर भेज सकता है। चूंकि BankInvoice पर प्राप्त करने वाले संगठनों के रूप में पंजीकृत संगठनों के लिए "कॉर्पोरेट नंबर और विभाग" पर भेजना संभव है, भले ही जिम्मेदार व्यक्ति बदल जाए, नए जिम्मेदार व्यक्ति को भेजना सुनिश्चित किया जा सकता है (अंतिम मील)।
भले ही कोई बिक्री प्रतिनिधि ऑर्डर सिस्टम (उद्योग-विशिष्ट EDI, मानक EDI आदि सहित) के माध्यम से ऑर्डर प्राप्त करे, इनवॉइस भेजने वाला विभाग (बिक्री कार्यालय आदि) ऑर्डर सिस्टम का उपयोग किए बिना BankInvoice का उपयोग करके "कॉर्पोरेट नंबर और विभाग को संबोधित" डिजिटल इनवॉइस को विभाग और जिम्मेदार व्यक्ति को अनुमान संलग्न करके विश्वसनीय रूप से भेज सकता है। भेजा गया डिजिटल इनवॉइस ऑर्डर डेटा से अलग किया जा सकता है और प्रत्येक विभाग के लिए पूरे संगठन द्वारा केंद्रीय रूप से प्रबंधित किया जा सकता है।
भेजे गए चालान की जाँच करें
भेजने वाला "भेजा गया" स्थिति पर क्लिक करके पुष्टि कर सकता है कि यदि इनवॉइस वहां है तो भेजना पूरा हो गया था। यदि इनवॉइस "पढ़ा गया" है, तो यह पुष्टि करता है कि प्राप्तकर्ता ने डेटा की समीक्षा की है, और यदि प्राप्तकर्ता की स्थिति "पुष्ट" है, तो यह पुष्टि करता है कि कोई कमी नहीं है। यदि यह "भुगतान आउट" है, तो यह पुष्टि करता है कि भुगतान निर्धारित/पूर्ण है।
प्राप्त करें
जब डिजिटल इनवॉइस आता है तो प्राप्तकर्ताओं को ईमेल द्वारा सूचित किया जाएगा। वे लॉग इन या खाता पंजीकृत किए बिना उस ईमेल में इनवॉइस और अटैचमेंट देख सकते हैं। *आप डिजिटल उद्धरण, खरीद आदेश आदि भी प्राप्त कर सकते हैं।
प्राप्तकर्ता BankInvoice पर Peppol जैसे नेटवर्क पर प्राप्त करने वाले संगठन (संगठन के अनुसार) के रूप में पंजीकरण कर सकते हैं, एक प्राप्त करने वाला विभाग (समूह) बना सकते हैं, और संगठन के सदस्यों को "कॉर्पोरेट नंबर और विभाग" को संबोधित इनवॉइस प्राप्त करने और आमंत्रित सदस्यों के साथ साझा करने के लिए आमंत्रित कर सकते हैं (अंतिम मील)। चूंकि डेटा विभाग के अनुसार आवंटित किया गया है, लेखांकन सिस्टम आदि के लिए डेटा लिंकिंग स्वचालित किया जा सकता है।
भले ही कोई खरीदारी व्यक्ति ऑर्डर सिस्टम (उद्योग-विशिष्ट EDI, मानक EDI आदि सहित) के माध्यम से ऑर्डर दे, इनवॉइस प्राप्त करने वाला संगठन या विभाग ऑर्डर सिस्टम का उपयोग किए बिना BankInvoice का उपयोग करके "कॉर्पोरेट नंबर और विभाग" को संबोधित डिजिटल इनवॉइस को संलग्न उद्धरण आदि के साथ प्राप्त कर सकता है, और फिर उन्हें जिम्मेदार व्यक्ति को वितरित कर सकता है। प्राप्त डिजिटल इनवॉइस को ऑर्डर डेटा से अलग किया जा सकता है और विभाग और पूरे संगठन द्वारा केंद्रीय रूप से प्रबंधित किया जा सकता है।
प्राप्त इनवॉइस जांचें
इनवॉइस प्राप्ति
में, प्राप्तकर्ता डिजिटल इनवॉइस देख सकता है, PDF या अटैचमेंट डाउनलोड कर सकता है, "पुष्टि करें" या "वापस भेजें" पर क्लिक कर सकता है, या भेजने वाले को संदेश भेज सकता है। प्राप्तकर्ता को खाता पंजीकृत करने या लॉग इन करने की आवश्यकता नहीं है।प्राप्तकर्ता लॉग इन कर सकता है और "अनखुली" में प्राप्त इनवॉइस देख सकता है। यदि इनवॉइस में कोई समस्या नहीं है, तो वे "पुष्टि करें" (वैकल्पिक) पर क्लिक कर सकते हैं, और यदि समस्याएं हैं, तो वे वापसी के कारण को स्पष्ट करने वाले संदेश के साथ इनवॉइस को भेजने वाले को वापस करने और इसे पुनः भेजने या त्यागने का अनुरोध करने के लिए "वापस भेजें" पर क्लिक कर सकते हैं।
वापस भेजें
प्राप्तकर्ता इनवॉइस को वापस भेज (अस्वीकार) सकता है यदि वे चाहते हैं कि भेजने वाला सुधार करे, पुनः भेजे या त्यागे। वे वापसी के कारण को स्पष्ट करने वाला संदेश भी भेज सकते हैं।
त्यागें/पुनः भेजें
यदि भेजने वाले द्वारा भेजा गया इनवॉइस प्राप्तकर्ता द्वारा वापस किया जाता है (अस्वीकार), तो भेजने वाला या तो डेटा त्याग सकता है या डेटा से जुड़ा नया डेटा पुनः जारी (कॉपी) कर सकता है, इसे सुधार सकता है और पुनः भेज सकता है।
भुगतान/जमा को अंतिम रूप दें
उपयोग कैसे करें (API)
- API का उपयोग करके, आप अपने आंतरिक सिस्टम पर डिजिटल इनवॉइस बना, भेज, प्राप्त, पुष्टि और वापस कर सकते हैं
- आप उन सिस्टम पर इनवॉइस को डिजिटलीकृत कर सकते हैं जिनसे आपके आंतरिक उपयोगकर्ता परिचित हैं, उनके द्वारा उपयोग किए जाने वाले सिस्टम की संख्या बढ़ाए बिना
मुख्यालय के अलावा बिक्री कार्यालयों से भेजे गए इनवॉइस के लिए, प्रत्येक बिक्री कार्यालय कर्मचारी BankInvoice पर मैन्युअल रूप से डेटा इनपुट करके या CSV डेटा अपलोड करके API का उपयोग किए बिना इनवॉइस बना और भेज सकते हैं, और मुख्यालय से भेजे गए इनवॉइस API का उपयोग करके बल्क में भेजे जा सकते हैं। ध्यान दें कि प्राप्त करने वाला संगठन (खरीदार) ईमेल या BankInvoice के माध्यम से इनवॉइस प्राप्त करेगा भले ही उनका कोई खाता न हो।
BankInvoice के माध्यम से इनवॉइस प्राप्त करने के बाद, आप इसे BankInvoice पर वापस भेज सकते हैं और इसे पुनः भेजने या त्यागने का अनुरोध कर सकते हैं, और फिर अंततः पुष्ट (अनुमोदित) इनवॉइस की CSV फ़ाइल को नियमित अंतराल पर अपने आंतरिक सिस्टम में स्वचालित रूप से आयात कर सकते हैं।
BankInvoice द्वारा प्राप्त इनवॉइस को नियमित अंतराल पर वर्कफ़्लो, लेखांकन सिस्टम और ERP डेटाबेस में आयात किया जा सकता है, और उन आंतरिक सिस्टम पर प्राप्त, वापस भेजा और अनुमोदित किया जा सकता है। अंतिम अनुमोदन डेटा (भुगतान पुष्टि) की स्थिति को BankInvoice से जोड़कर, आप भेजने वाली कंपनी को भुगतान पुष्टि सूचना भी भेज सकते हैं।
BankInvoice लगभग हर जगह काम करता है
*कुछ नियोजित हैं
Australia (AUD)
Austria (EUR)
Belgium (EUR)
Canada (CAD)
Czech Republic (CZK)
Denmark (DKK)
Finland (EUR)
France (EUR)
Germany (EUR)
Iceland (ISK)
India (INR)
Ireland (EUR)
Italy (EUR)
Japan (JPY)
Latvia (EUR)
Lithuania (EUR)
Luxembourg (EUR)
Malaysia (MYR)
Malta (EUR)
Netherlands (EUR)
New Zealand (NZD)
Norway (NOK)
Poland (PLN)
Portugal (EUR)
Romania (RON)
Singapore (SGD)
Spain (EUR)
Sweden (SEK)
Switzerland (CHF)
United Kingdom (GBP)
United States (USD)
डिजिटल इनवॉइस एलायंस प्लेटफॉर्म
”डिजिटल इनवॉइस सुपरहाईवे” के माध्यम से सरकार, व्यवसाय और उद्योगों के बीच विभागीय सहयोग सहज रूप से संभव होता है।
इनवॉइस का डिजिटलीकरण, प्रेषक विभाग और प्राप्तकर्ता विभाग के बीच एलायंस (सहयोग) और प्रोत्साहनों के माध्यम से संभव होता है। पारंपरिक उद्योग‑EDI या मानक‑EDI से भिन्न, BankInvoice एक “डिजिटल इनवॉइस सुपरहाईवे” का निर्माण कर सकता है, जो प्रेषक और प्राप्तकर्ता विभागों को, साथ ही दोनों संगठनों के भीतर मौजूद विभिन्न विभागों को सीधे जोड़ता है।
इस मार्ग के माध्यम से, बाहरी रूप से विभागों के बीच उद्योग‑पार इनवॉइस भेजना, प्राप्त करना और वापस भेजना संभव होता है, और आंतरिक रूप से संगठन के विभागों के बीच इनवॉइस साझा किए जा सकते हैं।
प्रत्येक विभाग उद्योग, संगठन और एक ही संगठन के भीतर विभागीय सीमाओं से परे सहयोग करते हुए इनवॉइस के डिजिटलीकरण को बढ़ावा दे सकता है। इसी के साथ, प्रत्येक संगठन सभी विभागों की इनवॉइस को केंद्रीकृत और क्षैतिज रूप से प्रबंधित कर सकता है, जिससे पूरे संगठन में डिजिटलीकरण को आगे बढ़ाया जा सकता है।
इसके अतिरिक्त, कई संगठनों से मिलकर बने संगठन‑समूह (उदाहरण के लिए एक कॉर्पोरेट समूह) में, समूह की मुख्य कंपनी समूह‑व्यापी स्तर पर प्रत्येक संगठन की इनवॉइस को केंद्रीकृत रूप से प्रबंधित कर सकती है और पूरे समूह में डिजिटलीकरण को बढ़ावा दे सकती है।
BankInvoice एक ऐसा प्लेटफ़ॉर्म है जो अंततः प्रत्येक विभाग के所属 संगठन की संपूर्ण इनवॉइस के साथ‑साथ, उन संगठनों के समूह‑स्तर की इनवॉइस को भी — कम मूल्य वाली इनवॉइस सहित — लगभग 100% तक डिजिटलीकृत कर सकता है। यह केवल कुछ विभागों में “सुधार” तक सीमित नहीं रहता, बल्कि पूरे संगठन में विभाग‑पार व्यावसायिक संपर्क बिंदुओं के “परिवर्तन” को संभव बनाता है, जिससे बड़े परिणाम उत्पन्न होते हैं। यही प्रेषक और प्राप्तकर्ता दोनों विभागों को डिजिटलीकरण के लिए मजबूत प्रोत्साहन प्रदान करता है।
“कागज़ी डाक” और मानव‑पठनीय PDF पर आधारित “इलेक्ट्रॉनिक लेनदेन” से, मशीन‑पठनीय डेटा पर आधारित “डिजिटल लेनदेन” की ओर परिवर्तन करके, हम 500 वर्षों से चली आ रही व्यापारिक परंपराओं को बदलते हैं और एक कागज़‑रहित दुनिया को साकार करते हैं।