Créez, envoyez et recevez des factures numériques comme des e-mails, puis consultez-les et recherchez-les telles quelles
Éliminez le temps et la charge liés au papier, aux PDF, à l’OCR et au stockage de fichiers grâce aux factures numériques lisibles par machine de BankInvoice
Transactions bilatérales et à grand volume
Vous pouvez envoyer, recevoir, renvoyer et transmettre des factures numériques (y compris les e-factures Peppol) à vos partenaires commerciaux, administrations centrales ou locales du monde entier, avec la même facilité qu’un e-mail ou un tableur. L’envoi groupé permet d’échanger de gros volumes de factures.
Originalité de la facture
Contrairement aux factures papier ou PDF, chaque facture affiche l’historique des opérations du fournisseur et de l’acheteur, garantissant la fiabilité. Il n’existe pas de « copie ». Les factures renvoyées après envoi ou réception sont automatiquement stockées et gérées séparément des factures valides, permettant à chaque partie de suivre précisément les créances et d’éviter les doubles paiements.
Conformité fiscale
Les montants de taxe sont calculés avec exactitude et sont conformes aux régimes fiscaux de chaque pays. Le fournisseur **et** l’acheteur (et non l’un ou l’autre seulement) respectent la législation sur la tenue de livres électroniques ; aucune signature électronique ni horodatage n’est requis.
En un mot,
Factures numériques universelles, interactives et en temps réel
- Les acheteurs et les fournisseurs peuvent passer à près de 100 % de l’envoi/réception de Peppol e-invoice au lieu des factures papier et PDF, sans modifier leurs systèmes existants.
- Les fournisseurs facturent via des factures numériques au lieu d'utiliser le système de commande du client (séparation commande/facturation).
Les acheteurs centralisent la gestion des factures pour chaque service, organisation ou groupe, même s'ils disposent de plusieurs systèmes. - Les acheteurs reçoivent les factures numériques adressées à leur organisation ou à leurs services, puis les distribuent automatiquement à chaque service et responsable (routage interne et liaison).
Les fournisseurs peuvent toujours viser le bon service et le nouveau responsable, même en cas de changement (dernier kilomètre).
Mode d’emploi – Principes de base
- Créez, envoyez, recevez et renvoyez des factures numériques (y compris les e-factures Peppol) en ligne.
- Numérisez vos processus sans toucher aux systèmes déjà en place.
- Les données sont enregistrées par service lors de l’envoi et de la réception ; elles peuvent ensuite être gérées de manière centralisée par l’organisation.
Connexion / Inscription
Après connexion, si vous utilisez le réseau Peppol pour envoyer/recevoir, veuillez enregistrer les informations de votre entreprise dans le réseau (terminé en quelques minutes)
Créer nouveau / Copier
Si vous utilisez le réseau Peppol, cliquez sur "Create" et sélectionnez "Peppol e-invoice"
Envoyer
L’expéditeur se connecte simplement à BankInvoice, clique sur « Créer », puis saisit manuellement les données de la facture en mode « DRAFT » comme dans un tableur, joint des fichiers et envoie la facture à une adresse e-mail, exactement comme un courriel.\n\n*Les devis numériques, bons de commande, etc. peuvent également être créés et envoyés.
En s’enregistrant comme service expéditeur (agence, chantier, etc.) dans un réseau tel que Peppol via BankInvoice, l’expéditeur peut envoyer à un « numéro d’entreprise » d’une organisation enregistrée comme destinataire (par organisation). L’envoi au « numéro d’entreprise & service » reste fiable même si le responsable change (dernier kilomètre).
Même si une commande est reçue via un système de commande (EDI sectoriel ou standard), le service expéditeur peut, via BankInvoice, envoyer une facture numérique « adressée au numéro d’entreprise & service » avec devis joint, sans passer par ce système. Les factures envoyées sont séparées des données de commande et centralisées pour l’ensemble de l’organisation.
Vérifier les factures envoyées
L’expéditeur peut cliquer sur le statut « Envoyé » : si la facture y figure, l’envoi est terminé. Si la facture est marquée « Lu », cela confirme la consultation par le destinataire ; « Confirmé » indique qu’il n’y a pas de défaut, et « Payments Out » qu’un paiement est prévu ou effectué.
Recevoir
Les destinataires sont notifiés par e-mail lorsqu’une facture numérique arrive. Ils peuvent consulter la facture et les pièces jointes directement dans cet e-mail, sans se connecter ni créer de compte.\n\n*Vous pouvez également recevoir des devis numériques, bons de commande, etc.
Les destinataires peuvent s’enregistrer (par organisation) comme receveur sur un réseau tel que Peppol via BankInvoice, créer un service (groupe) de réception et inviter des membres pour recevoir et partager les factures adressées au « numéro d’entreprise & service » (dernier kilomètre). Les données déjà ventilées par service peuvent ensuite être intégrées automatiquement en comptabilité.
Même si un acheteur passe commande via un système (EDI sectoriel ou standard), l’organisation ou le service qui reçoit la facture peut utiliser BankInvoice, sans ce système, pour recevoir les factures numériques adressées au « numéro d’entreprise & service » (avec devis joints), puis les distribuer à chaque responsable. Les factures reçues sont séparées des données de commande et gérées à la fois par service et par l’ensemble de l’organisation.
Vérifier la facture reçue
Dans l’e-mail de
, le destinataire peut afficher la facture numérique, télécharger le PDF ou les pièces jointes, cliquer sur « Confirmer » ou « Renvoyer », ou envoyer un message à l’expéditeur. Aucun compte n’est requis.Le destinataire peut se connecter et afficher la facture reçue dans « Non lu ». S’il n’y a aucun problème, il peut cliquer sur « Confirmer » (optionnel). En cas de problème, il peut cliquer sur « Renvoyer » pour retourner la facture à l’expéditeur avec un message d’explication.
Renvoyer
Le destinataire peut renvoyer (rejeter) la facture pour demander à l’expéditeur de la corriger, la renvoyer ou la détruire, et ajouter un message expliquant le motif du retour.
Supprimer/Renvoyer
Si la facture envoyée est renvoyée (rejetée), l’expéditeur peut soit supprimer la donnée, soit copier la facture, la corriger et la renvoyer.
Paiement/Dépôt final
Mode d’emploi – API
- Grâce à l’API, créez, envoyez, recevez, confirmez et renvoyez des factures numériques depuis vos propres systèmes.
- Numérisez les factures sur les outils familiers de vos utilisateurs internes, sans multiplier les systèmes.
Les agences peuvent créer et envoyer des factures sans API (saisie manuelle ou import CSV) sur BankInvoice, tandis que le siège peut expédier en masse via l’API. Les destinataires reçoivent les factures par e-mail ou via BankInvoice, même sans compte.
Après réception d’une facture sur BankInvoice, vous pouvez la renvoyer pour correction ou suppression, puis importer automatiquement, à intervalles réguliers, le fichier CSV des factures finalement confirmées (approuvées) dans votre système interne.
Les factures reçues via BankInvoice peuvent être importées régulièrement dans les workflows, la comptabilité ou l’ERP, et être traitées (réception, renvoi, approbation) directement sur ces systèmes. En synchronisant le statut « Paiement confirmé » avec BankInvoice, vous pouvez également notifier le fournisseur.
BankInvoice fonctionne (presque) partout
*Certains pays sont prévus
Australia (AUD)
Austria (EUR)
Belgium (EUR)
Canada (CAD)
Czech Republic (CZK)
Denmark (DKK)
Finland (EUR)
France (EUR)
Germany (EUR)
Iceland (ISK)
India (INR)
Ireland (EUR)
Italy (EUR)
Japan (JPY)
Latvia (EUR)
Lithuania (EUR)
Luxembourg (EUR)
Malaysia (MYR)
Malta (EUR)
Netherlands (EUR)
New Zealand (NZD)
Norway (NOK)
Poland (PLN)
Portugal (EUR)
Romania (RON)
Singapore (SGD)
Spain (EUR)
Sweden (SEK)
Switzerland (CHF)
United Kingdom (GBP)
United States (USD)
Plateforme d’alliance pour factures numériques
”Superautoroute de la Facture Numérique” permet des alliances interservices fluides entre gouvernement, entreprises et industries.
La numérisation des factures est rendue possible grâce à l’alliance (la collaboration) et aux incitations entre le service émetteur et le service récepteur. Contrairement aux systèmes EDI sectoriels traditionnels ou à l’EDI standard, BankInvoice permet de construire une “Digital Invoice Superhighway” reliant directement le service émetteur et le service récepteur, ainsi que les différents services au sein des deux organisations.
Grâce à cette voie, les factures peuvent être envoyées, reçues et renvoyées entre services à travers différents secteurs à l’externe, tandis qu’en interne elles peuvent être partagées entre services d’une même organisation.
Chaque service peut promouvoir la numérisation des factures en collaborant au‑delà des frontières sectorielles, organisationnelles et internes. Parallèlement, chaque organisation peut gérer de manière centralisée et transversale les factures de tous ses services, faisant ainsi progresser la numérisation à l’échelle de l’ensemble de l’organisation.
De plus, dans un groupe d’organisations composé de plusieurs entités (par exemple un groupe d’entreprises), l’entreprise centrale du groupe peut gérer de manière transversale les factures de chaque organisation et promouvoir la numérisation à l’échelle du groupe tout entier.
BankInvoice est une plateforme qui permet, à terme, de numériser presque 100 % des factures — à l’échelle de chaque organisation et à l’échelle de l’ensemble du groupe auquel elles appartiennent — y compris les factures de faible montant. Elle ne se limite pas à de simples “améliorations” dans certains services, mais permet une véritable “transformation” des points de contact interservices et avec les acteurs externes dans toute l’organisation, générant des résultats significatifs. Cela crée de puissantes incitations à la numérisation pour les services émetteurs comme pour les services récepteurs.
En passant de “l’envoi postal papier” et des “transactions électroniques” basées sur des PDF lisibles par l’humain à des “transactions numériques” basées sur des données lisibles par machine, nous transformons des pratiques commerciales vieilles de 500 ans et avançons vers un monde sans papier.