Erstellen, senden und empfangen Sie digitale Rechnungen wie E-Mails und zeigen Sie sie unverändert an und durchsuchen Sie sie
Eliminieren Sie den Zeit- und Arbeitsaufwand für Papier, PDF, OCR und Dateispeicherung mit den maschinenlesbaren digitalen Rechnungen von BankInvoices
Bidirektionale, große Transaktionsvolumen
Sie können intuitiv digitale Rechnungen (einschließlich Peppol e-invoice) an Geschäftspartner, Regierungen und Kommunen weltweit senden, empfangen, zurücksenden und versenden - so einfach wie mit E-Mail oder Tabellenkalkulation. Sie können große Rechnungsvolumen durch Massenversendung austauschen.
Originalität der Rechnung
Anders als bei Papier- oder PDF-Rechnungen wird der Betriebsverlauf sowohl des Lieferanten als auch des Käufers für jede Rechnung angezeigt, was die Zuverlässigkeit gewährleistet. Es gibt keine "Kopie der Rechnung". Rechnungen, die nach dem Versand (oder Empfang) zurückgeschickt werden, werden automatisch getrennt von gültigen Rechnungen gespeichert und verwaltet, was beiden Parteien ermöglicht, Forderungen korrekt zu verwalten und Doppelzahlungen zu verhindern.
Steuerliche Compliance
Steuerbeträge werden korrekt berechnet und entsprechen den Steuersystemen jedes Landes. Sowohl der Lieferant (sendende Organisation) als auch der Käufer (empfangende Organisation), nicht nur "einer von beiden", entsprechen dem elektronischen Buchführungsgesetz. Es ist keine Kenntnis von Dokumentenvorschriften erforderlich, und keine elektronischen Signaturen oder Zeitstempel sind notwendig.
In einem Wort,
Interaktive digitale Rechnungen in Echtzeit für alle Branchen
- Käufer und Lieferanten können nahezu 100 % vom Versand/Empfang von Papier- und PDF-Rechnungen auf Peppol e-invoice u. Ä. umstellen, ohne ihre bestehenden Systeme zu ändern.
- Lieferanten können mit digitalen Rechnungen abrechnen, anstatt das Bestellsystem des Käufers zu verwenden (Trennung von Bestellung und Abrechnung)
Käufer können Rechnungen zentral für jede Abteilung, Organisation und mehrere Organisationsgruppen verwalten, auch wenn sie mehrere Systeme verwenden. - Käufer können digitale Rechnungen von Lieferanten, die an ihre eigene Organisation oder Abteilung adressiert sind, für jede Abteilung und zuständige Person empfangen (interne Weiterleitung und Verknüpfung).
Lieferanten können zuverlässig an die Abteilung und neue zuständige Person senden, auch wenn es eine Änderung der zuständigen Person in der Käufer-Abteilung gibt (letzte Meile)
Nutzung (Grundlagen)
- Sie können digitale Rechnungen (einschließlich Peppol e-invoices) online erstellen, senden, empfangen und zurücksenden
- Sie können digitalisieren, ohne die bereits verwendeten Systeme zu beeinträchtigen
- Daten werden beim Senden und Empfangen nach Abteilungen gespeichert und können zentral organisationsübergreifend verwaltet werden
Anmelden / Registrieren
Nach dem Login, wenn Sie das Peppol-Netzwerk zum Senden/Empfangen nutzen, registrieren Sie bitte Ihre Unternehmensdaten im Netzwerk (in wenigen Minuten erledigt)
Neu erstellen / Kopieren
Wenn Sie das Peppol-Netzwerk nutzen, klicken Sie auf „Create“ und wählen Sie „Peppol e-invoice“
Senden
Der Sender meldet sich einfach bei BankInvoice an, klickt auf "Erstellen", und im "ENTWURF"-Bereich können sie manuell Daten in die neu erstellte Rechnung eingeben, als würden sie Daten in eine Tabellenkalkulation eingeben, Dateien anhängen und die Rechnung wie eine E-Mail an eine E-Mail-Adresse senden. *Digitale Angebote, Bestellungen usw. können auch erstellt und gesendet werden.
Durch die Registrierung als sendende Abteilung (nach Verkaufsbüro, Baustelle usw.) in einem Netzwerk wie Peppol auf BankInvoice kann der Sender an die "Unternehmensnummer" der Organisation senden, die als empfangende Organisation (nach Organisation) im Netzwerk wie Peppol registriert ist. Da das Senden an "Unternehmensnummer & Abteilung" für Organisationen möglich ist, die als empfangende Organisationen auf BankInvoice registriert sind, kann auch bei einem Wechsel der zuständigen Person das Senden an die neue zuständige Person gewährleistet werden (letzte Meile).
Auch wenn ein Verkaufsvertreter über ein Bestellsystem (einschließlich branchenspezifischer EDI, Standard-EDI usw.) eine Bestellung erhält, kann die Abteilung (Verkaufsbüro usw.), die die Rechnung sendet, BankInvoice verwenden, um zuverlässig eine digitale Rechnung "an Unternehmensnummer und Abteilung" mit einem angehängten Kostenvoranschlag an die Abteilung und zuständige Person zu senden, ohne das Bestellsystem zu verwenden. Die gesendete digitale Rechnung kann von den Bestelldaten getrennt und zentral von der gesamten Organisation für jede Abteilung verwaltet werden.
Gesendete Rechnungen überprüfen
Der Sender kann auf den Status "Gesendet" klicken, um zu bestätigen, dass das Senden abgeschlossen wurde, wenn die Rechnung dort ist. Wenn die Rechnung "Gelesen" ist, bestätigt es, dass der Empfänger die Daten überprüft hat, und wenn der Empfängerstatus "Bestätigt" ist, bestätigt es, dass es keine Mängel gibt. Wenn es "Zahlungen ausstehend" ist, bestätigt es, dass die Zahlung geplant/abgeschlossen ist.
Empfangen
Empfänger werden per E-Mail benachrichtigt, wenn eine digitale Rechnung ankommt. Sie können die Rechnung und Anhänge in dieser E-Mail ansehen, ohne sich anzumelden oder ein Konto zu registrieren. *Sie können auch digitale Angebote, Bestellungen usw. empfangen.
Empfänger können sich als empfangende Organisation in einem Netzwerk wie Peppol auf BankInvoice registrieren (nach Organisation), eine empfangende Abteilung (Gruppe) erstellen und Mitglieder der Organisation einladen, um Rechnungen zu empfangen, die an die "Unternehmensnummer und Abteilung" adressiert sind, und sie mit den eingeladenen Mitgliedern zu teilen (letzte Meile). Da die Daten nach Abteilungen zugeteilt wurden, kann die Datenverknüpfung zu Buchhaltungssystemen usw. automatisiert werden.
Auch wenn eine Einkaufsperson über ein Bestellsystem (einschließlich branchenspezifischer EDI, Standard-EDI usw.) eine Bestellung aufgibt, kann die Organisation oder Abteilung, die die Rechnung empfängt, BankInvoice verwenden, ohne das Bestellsystem zu nutzen, um digitale Rechnungen zu empfangen, die an die "Unternehmensnummer & Abteilung" mit angehängten Kostenvoranschlägen usw. adressiert sind, und sie dann an die zuständige Person weiterleiten. Die empfangene digitale Rechnung kann von den Bestelldaten getrennt und zentral nach Abteilung und der gesamten Organisation verwaltet werden.
Empfangene Rechnungen prüfen
In der Rechnungsempfangs-
kann der Empfänger die digitale Rechnung ansehen, das PDF oder die Anhänge herunterladen, auf "Bestätigen" oder "Zurücksenden" klicken oder eine Nachricht an den Sender senden. Der Empfänger muss kein Konto registrieren oder sich anmelden.Der Empfänger kann sich anmelden und die in "Ungeöffnet" empfangene Rechnung ansehen. Wenn es keine Probleme mit der Rechnung gibt, können sie auf "Bestätigen" klicken (optional), und wenn es Probleme gibt, können sie auf "Zurücksenden" klicken, um die Rechnung mit einer Nachricht, die den Grund für die Rücksendung erklärt, an den Sender zurückzusenden und zu verlangen, dass sie erneut gesendet oder verworfen wird.
Zurücksenden
Der Empfänger kann die Rechnung zurücksenden (ablehnen), wenn er vom Sender verlangen möchte, sie zu korrigieren, erneut zu senden oder zu verwerfen. Sie können auch eine Nachricht senden, die den Grund für die Rücksendung erklärt.
Verwerfen/Erneut senden
Wenn die vom Sender gesendete Rechnung vom Empfänger zurückgesendet (abgelehnt) wird, kann der Sender entweder die Daten verwerfen oder neue Daten, die mit den Daten verknüpft sind, neu ausstellen (kopieren), korrigieren und erneut senden.
Zahlung/Einzahlung finalisieren
Nutzung (API)
- Mit der API können Sie digitale Rechnungen in Ihren internen Systemen erstellen, senden, empfangen, bestätigen und zurücksenden
- Sie können Rechnungen in Systemen digitalisieren, die Ihre internen Benutzer kennen, ohne die Anzahl der verwendeten Systeme zu erhöhen
Für Rechnungen, die von Verkaufsbüros außerhalb der Zentrale gesendet werden, können Mitarbeiter der Verkaufsbüros Rechnungen ohne API-Nutzung durch manuelle Eingabe oder CSV-Upload auf BankInvoice erstellen und senden, und Rechnungen, die von der Zentrale gesendet werden, können in großen Mengen mit der API gesendet werden. Beachten Sie, dass die empfangende Organisation (Käufer) Rechnungen per E-Mail oder BankInvoice empfängt, auch wenn sie kein Konto hat.
Nach dem Empfang einer Rechnung über BankInvoice können Sie sie auf BankInvoice zurücksenden und verlangen, dass sie erneut gesendet oder verworfen wird, und dann automatisch die CSV-Datei der Rechnung, die Sie schließlich bestätigt (genehmigt) haben, in regelmäßigen Abständen in Ihr internes System importieren.
Über BankInvoice empfangene Rechnungen können in regelmäßigen Abständen in Workflow-, Buchhaltungssysteme und ERP-Datenbanken importiert werden und können in diesen internen Systemen empfangen, zurückgesendet und genehmigt werden. Durch die Verknüpfung des Status der endgültigen Genehmigung (Zahlungsbestätigung) mit BankInvoice können Sie auch eine Zahlungsbestätigungsbenachrichtigung an das sendende Unternehmen senden.
BankInvoice funktioniert fast überall
*Einige sind geplant
Australia (AUD)
Austria (EUR)
Belgium (EUR)
Canada (CAD)
Czech Republic (CZK)
Denmark (DKK)
Finland (EUR)
France (EUR)
Germany (EUR)
Iceland (ISK)
India (INR)
Ireland (EUR)
Italy (EUR)
Japan (JPY)
Latvia (EUR)
Lithuania (EUR)
Luxembourg (EUR)
Malaysia (MYR)
Malta (EUR)
Netherlands (EUR)
New Zealand (NZD)
Norway (NOK)
Poland (PLN)
Portugal (EUR)
Romania (RON)
Singapore (SGD)
Spain (EUR)
Sweden (SEK)
Switzerland (CHF)
United Kingdom (GBP)
United States (USD)
Digital Invoice Alliance Platform
Durch die ”Digital Invoice Super-Autobahn” werden reibungslose Allianzen zwischen Abteilungen in Regierung, Wirtschaft und Industrie ermöglicht.
Die Digitalisierung von Rechnungen wird durch die Allianz (Zusammenarbeit) und die Anreize zwischen der sendenden und der empfangenden Abteilung ermöglicht. Anders als herkömmliche Branchen‑EDI‑Systeme oder Standard‑EDI kann BankInvoice eine „Digital Invoice Superhighway“ aufbauen, die die sendende und die empfangende Abteilung sowie die einzelnen Abteilungen innerhalb beider Organisationen direkt miteinander verbindet.
Über diese Route können Rechnungen extern zwischen Abteilungen branchenübergreifend gesendet, empfangen und zurückgesendet werden, während sie intern zwischen Abteilungen derselben Organisation geteilt werden können.
Jede Abteilung kann die Digitalisierung von Rechnungen fördern, indem sie über Branchen‑, Organisations‑ und interne Abteilungsgrenzen hinweg zusammenarbeitet. Gleichzeitig kann jede Organisation die Rechnungen aller Abteilungen zentral und organisationsübergreifend verwalten und so die Digitalisierung auf Organisationsebene vorantreiben.
Darüber hinaus kann in einer aus mehreren Organisationen bestehenden Unternehmensgruppe (z. B. einer Firmengruppe) das Kernunternehmen der Gruppe die Rechnungen aller Organisationen gruppenübergreifend zentral verwalten und die Digitalisierung auf Ebene der gesamten Unternehmensgruppe vorantreiben.
BankInvoice ist eine Plattform, die es letztlich ermöglicht, nahezu 100 % aller Rechnungen — sowohl auf Organisationsebene als auch auf Ebene der gesamten Unternehmensgruppe, einschließlich Rechnungen mit geringem Betrag — zu digitalisieren. Sie beschränkt sich nicht auf „Verbesserungen“ einzelner Abteilungen, sondern ermöglicht eine echte „Transformation“ der Kontaktpunkte zwischen Abteilungen und externen Geschäftspartnern in der gesamten Organisation, was zu erheblichen Ergebnissen führt. Dies schafft starke Anreize zur Digitalisierung sowohl für die sendenden als auch für die empfangenden Abteilungen.
Durch den Übergang von „Papierpost“ und „elektronischen Transaktionen“ auf Basis menschlich lesbarer PDFs zu „digitalen Transaktionen“ auf Basis maschinenlesbarer Daten verändern wir 500 Jahre alte Handelspraktiken und bewegen uns hin zu einer papierlosen Welt.